Baudokumentation – so gehts!

Wir verraten, wie die Baudokumentation bei Wohnungssanierungen gelingt

23.03.2021  Lesedauer: 10 Minuten

Eine ausführliche Baudokumentation anzulegen, ist nicht so einfach wie gedacht. Denn Auftraggeber stehen vor einer großen Menge von Aufgaben, die sie oft noch nie ausgeführt haben. Natürlich gilt es Fehler zu vermeiden – denn diese können teuer werden und die Sanierungsarbeiten verzögern. Deswegen erklären wir Ihnen, worauf es bei der Baudokumentation ankommt. Aus langjähriger Erfahrung haben unsere Experten 4 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie den Baufortschritt der Wohnungssanierung erfolgreich dokumentieren. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zum Thema Bauüberwachung.

Die wichtigsten Fragen zur Baudokumentation

Eine detaillierte Baudokumentation ist aus mehreren Gründen wichtig. Aber der Hauptgrund ist: iKonfliktfall sind mündliche Absprachen nicht nachweisbar. Notieren Sie deswegen alle wichtigen Entwicklungen und Absprachen schriftlich und stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien die notwendigen Unterlagen besitzen. Wir empfehlen digitale Notizen, egal ob am Computer, Handy oder Tablet. Denn handschriftliche Bautagebücher sind oft nicht lesbar oder schlecht strukturiert und deswegen nicht auswertbar. Außerdem können Sie bei einer digitalen Baudokumentation Bilder oder Videos anhängen. Das erleichtert die räumliche und zeitliche Zuordnung von Notizen 

Eine ausführliche Baudokumentation erleichtert zudem die Kommunikation. Sind alle Beteiligten auf demselben Stand, können Fragen und Probleme schneller gelöst werden. Ferner hilft Ihnen die Baudokumentation, den Fortschritt der Sanierungsarbeiten leichter zu verfolgen. Verzug oder Mängel fallen also schneller auf.

Die Dokumentation des Baufortschritts ist Aufgabe des Bauleiters bzw. der Bauüberwachung. Allerdings empfehlen wir, auch die Handwerker in die Verantwortung zu ziehen. Sprechen Sie die Baudokumentation bereits bei den Verhandlungen an. Seien Sie offen und formulieren Sie konkrete Erwartungen. Im Idealfall halten Sie vertraglich fest, wie, wann und wie oft Sie durch den Handwerker über den Baufortschritt informiert werden wollen.

Dank Smartphones und Tablets lassen sich fertiggestellte Arbeiten ganz einfach schriftlich und bildlich festhalten und an alle Beteiligten schicken. Begehen Sie die Baustelle außerdem regelmäßig selbst und machen Sie sich einen Eindruck über den tatsächlichen Stand der Sanierungsarbeiten und die konkrete BauausführungIm Zweifelsfall gilt: lieber Informationen doppelt erhalten als etwas übersehen.  

Bei der Baudokumentation kommt es auf Genauigkeit und Sorgfalt an. Alle wichtigen Schritte müssen zeitnah festgehalten werden, damit das Bautagebuch immer aktuell ist. Orientieren Sie sich an den W-Fragen: Wann? Wer? Was? Wo? Wie?

Wann wurde welche Aufgabe erfüllt? Wer hat sie ausgeführt? Was genau wurde gemacht? Wo fanden die Arbeiten statt? Wie wurden die Arbeiten ausgeführt? Gab es dabei Besonderheiten, Probleme oder Änderungen, sollten diese auch unbedingt festgehalten werden. Beispiel:

“Am 03.06. hat Malermeister Müller das Wohnzimmer für die Malerarbeiten vorbereitet, indem er alte Tapete entfernt und entsorgt hat. Im Anschluss daran hat er die Wände abgeschliffen und mit weißem Sichtputz neu verputzt.”

Kleiner Fehler können große Folgen haben, deswegen gilt: dokumentieren Sie immer sorgfältig. Ein versehentliches Copy Paste kann dazu führen, dass wichtige Informationen fehlen. Nutzen Sie also keine Vorlagen, sondern schreiben Sie jeden Eintrag selbst. Das bedeutet zwar einen Mehraufwand, allerdings haben Sie im Konfliktfall eine gut strukturierte Dokumentationdie als Beweisgrundlage dienen kann

Vermeiden Sie dabei zu allgemein zu formulieren. Beschreiben Sie mindestens die ausgeführte Arbeit, den genauen Ort und das Datum. Manchmal fehlen Unterlagen oder Materialien wurden nicht geliefert. Das verzögert die Arbeiten. Deswegen raten wir auch Leistungen festzuhalten, die nicht fristgerecht erbracht wurden. Ein gut geführtes Bautagebuch erleichtert es, den Sanierungsfortschritt und Termine besser im Auge zu behalten.  

Baudokumentation auf der Baustelle
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Baudokumentation in 4 Schritten

Wir verraten Ihnen 4 Tipps für die Baudokumentation, mit denen Sie den Fortschritt Ihrer Sanierung leicht und übersichtlich dokumentieren können. Die Baudokumentation ist später nützlich für Ihre Unterlagen. Gibt es Mängel während der Garantiefrist, ist die Baudokumentation sowohl eine Gedächtnisstütze als auch ein Beweis. Eine detaillierte Dokumentation ist zwar ein aufwendiger, aber ein lohnender Prozess. 

  1. Legen Sie Termine frühzeitig fest 
  2. Setzen Sie Zwischenziele 
  3. Wägen Sie Nachträge sorgfältig ab 
  4. Schließen Sie einen Bauvertrag nach VOB ab 

Schritt 1: Termine festlegen

Definieren Sie Termine so früh wie möglichWichtige Meilensteine wie der Baubeginn, die Fertigstellung oder der Mietvertragsbeginn helfen allen Beteiligten, die Arbeiten zu koordinierenDer Zeitrahmen für Ihre Sanierung ist die Basis, auf der Sie die Kapazitäten des Handwerkers abfragen. Legen Sie also den Zeitrahmen für Ihre Sanierung so früh wie möglich fest. 

Manchmal ist ein effizientes Zeitmanagement besonders wichtig, zum Beispiel bei einer Neuvermietung. Denn, wenn der Mietvertrag schon abgeschlossen ist, möchten die Mieter die Wohnung auch zum vereinbarten Mietbeginn beziehen. In diesem Fall muss die Wohnung termintreu fertiggestellt werden. Werden mehrere Wohnungen saniert und für eine Wohnung gibt es bereits einen neuen Mieter, hat die Sanierung dieser Wohnung höchste Priorität. Denn zum Zeitpunkt der Wohnungsübergabe an den neuen Mieter müssen die Sanierungsarbeiten bereits vollständig abgeschlossen sein. Besprechen Sie solche Themen mit dem Handwerker am besten noch vor der Auftragsvergabe. So kann das Handwerksunternehmen sich frühzeitig auf die unterschiedlichen Priorisierungen einstellen und die interne Aufgabenverteilung anpassen.  

Schritt 2: Zwischenziele festlegen

Sie möchten alle Arbeiten und den Sanierungszeitplan im Kopf behalten? Das wird schnell unübersichtlich und Termine werden übersehen. Deswegen empfehlen wir, neben Baubeginn und -ende, auch Zwischenziele festzulegen. Wenn Sie die Sanierung in mehrere kleinen Abschnitte unterteilen, fällt die Kontrolle des Baufortschritts leichter. Außerdem fallen Probleme oder Verzug bei einzelnen Arbeitsschritten so schneller auf. Da Zeit ein wichtiger Kostenfaktor bei Sanierungen ist, helfen Ihnen Zwischenziele auch dabei, das Budget einzuhalten.  

Oft kommen im Zuge einer Sanierung unterschiedliche Gewerke zum Einsatz. Damit die Sanierungsarbeiten so reibungslos wie möglich laufen, müssen die Arbeiten aufeinander abgestimmt sein. Wir raten deswegen auch Zeiträume für die unterschiedlichen Gewerke festzulegen. Zum Zeitpunkt der Endreinigung sollen schließlich alle Arbeiten abgeschlossen sein. Mit Planungssicherheit lassen sich Arbeiten einfacher aufeinander abstimmen. Zudem machen Abschlusstermine von Teilmaßnahmen den Fortschritt der Sanierung transparenter.  

Denken Sie hier auch an das Ziel der Neuvermietung. Mieter möchten in der Regel die Wohnung besichtigen, obwohl die Sanierungsarbeiten noch nicht abgeschlossen sind. Überlegen Sie sich deswegen genau, welche Maßnahmen zu welchem Zeitpunkt durchgeführt und beendet werden sollen. Sind bereits neue Fenster oder die Küche eingebaut, können sich potenzielle Mieter das Sanierungsziel leichter vorstellenRein optisch macht beispielsweise ein neu verlegter Boden einen größeren Eindruck auf Interessenten als neu installierte Elektrik. Überlegen Sie sich also, ab welchem Zwischenziel Sie Mietinteressenten die Wohnung zeigen können.

Schritt 3: Nachträge regeln

Am Bau sind unvorhergesehene Probleme nicht ungewöhnlichGanz im Gegenteil: Ein Handwerker fällt aus, Material wird nicht geliefert oder Zwischenziele wurden nicht erreicht. Dann heißt es, Ruhe zu bewahren. Wenn während der Sanierungsarbeiten Probleme auftreten, sind diese meist auf eine mangelhafte Planung zurückzuführen. Auch deswegen ist eine detaillierte Sanierungsplanung nicht zu unterschätzen.  

Generell empfehlen wirvermeiden Sie Nachträge! Denn oft sind diese zeitintensiv und kostspielig. Manchmal sind Nachträge allerdings unvermeidbar, zum Beispiel wenn sich das Zielbild während der Sanierungsarbeiten ändert. Das kommt meistens dann vor, wenn die Sanierung nicht ausführlich genug geplant wurde. Sind Änderungen nötig, empfehlen wir: Halten Sie alle Nachträge schriftlich und so detailliert wie möglich fest

Wenn Nachtragsvorschläge vom Handwerker kommen, prüfen Sie diese immer genau. Ist Ihnen etwas unklar? Fragen Sie nach und lassen Sie sich erklären, warum der Nachtrag nötig ist. Fragen Sie sich auch selbst, ob die zusätzlichen Maßnahmen sinnvoll und notwendig sind. Beraten Sie sich im Zweifelsfall mit einer neutralen, dritten Person. Evaluieren Sie die vorgeschlagenen Arbeiten in Hinblick auf Rentabilität, Kosten und Zeit, bevor Sie den Nachträgen zustimmen.

Schritt 4: Bauvertrag abschließen

Unser letzter Tipp bezieht sich auf den Bauvertrag. Ein umfassender Vertrag ist immer von Vorteil. Denn mit einem detaillierten Vertrag beantworten sich viele Fragen von allein. Außerdem wird das Verhältnis zwischen Auftraggeber und Handwerker klar definiert. Bei einer Wohnungssanierung geht es schließlich um viel Geld. Für Handwerker gehört der Umgang mit Bauverträgen zur Tagesordnung. Als Auftraggeber ist das nicht der Fall und einen Bauvertrag zu unterschreiben, ist ein großer SchrittDamit Sie gut vor eventuellen Problemen geschützt sind, empfehlen wir einen ausführlichen Bauvertrag 

Stellen Sie sicher, dass dieser auf der Vergabe- und Vertragsleistung für Bauvorhaben (VOB) basiert. Die VOB reglementiert die Vergabe, Ausführung und technische Details von Bauleistungen. Wichtig ist hier, dass es sich bei dem VOB um ein Regelwerk handelt, nicht um ein Gesetz! Themen wie Gewährleistungen, Vertragsstrafen oder Fertigstellungsbescheinigungen sollten ebenfalls im Vertrag stehen. Wenn Ihr Bauvertrag also auf den Prinzipien der VOB basiert, haben Sie automatisch eine umfassende Vertragsbasis. Ein umfangreicher Bauvertrag bietet Ihnen rechtliche Sicherheit und Sie sind gut abgesichert, sollte es zu einem Konflikt kommen. 

Der nächste Schritt

Ist die Planung abgeschlossen, können die Sanierungsarbeiten starten. Die Dokumentation endet allerdings nicht mit der Planungsphase. Ganz im Gegenteil: sobald die Handwerker loslegen, müssen Sie als Auftragsgeber den Baufortschritt im Auge behaltenIn unserem Beitrag zum Thema Bauüberwachung finden Sie nützliche Hinweise, mit denen Sie die Arbeiten auf der Baustelle unkompliziert überwachen können.  

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Häufig gestellte Fragen

Warum ist eine detaillierte Baudokumentation wichtig?

Eine Baudokumentation schützt Bauherren iKonfliktfall. Denn mündliche Absprachen sind nicht nachweisbar. Empfehlenswert sind digitale Notizen mit Computer, Handy oder Tablet. Hier können Bilder oder Videos anhängt werden. Eine ausführliche Baudokumentation erleichtert zudem die Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Wer dokumentiert den Baufortschritt?

Den Baufortschritt zu dokumentieren ist Aufgabe des Bauleiters bzw. der Bauüberwachung. Allerdings empfehlen wir, auch die Handwerker in die Verantwortung zu ziehen. Im Idealfall halten Sie vertraglich fest, wie, wann und wie oft Sie durch den Handwerker über den Baufortschritt informiert werden wollen. Begehen Sie die Baustelle regelmäßig selbst und machen Sie sich einen Eindruck über den tatsächlichen Stand der Sanierungsarbeiten und die konkrete Bauausführung.

Worauf muss man bei der Baudokumentation besonders achten?

Bei der Baudokumentation kommt es auf Genauigkeit und Sorgfalt an. Alle wichtigen Schritte müssen zeitnah festgehalten werden, damit das Bautagebuch immer aktuell ist. Orientieren Sie sich an den W-Fragen: Wann? Wer? Was? Wo? Wie

Wir ist der Ablauf einer Baudokumentation?

Die Vorbereitung einer Baudokumentation läuft in vier Schritten ab: 1. Termine und Fristen frühzeitig festlegen. 2. Zwischenziele und Meilensteine definieren. 3. Nachträge managen. 4. Abschließen eines Bauvertrags nach VOB. Danach folgt die tatsächliche Dokumentation der Arbeiten auf der Baustelle bis zur abschließenden Bauabnahme. 

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