Digitale Leerstandssanierung bei der Pro Haus Plus GmbH
- Digitale und automatisierte Prozesse
- Skalierbare Leerstandssanierung
- Transparenz für Asset und Property Management
Die Pro Haus Plus GmbH steht als Immobilienverwaltung mit Fokus auf institutionellen Kunden für Spezialisierung und Digitalisierung, aber vor allem auch für die Automatisierung von Prozessen. Ihr Ziel: eine effiziente, transparente und skalierbare Immobilienverwaltung. Daher war es für das Team nur logisch, die Leerstandssanierung nicht nur wie viele andere zu digitalisieren, sondern zu automatisieren.
Das Projekt in Kürze
Digitalisierung UND Automatisierung in allen Prozessen
Mehr Transparenz, weniger administrativer Aufwand und eine effizientere Steuerung der Sanierungsprozesse – diesen Wunsch hat sich die Pro Haus Plus GmbH erfüllt, indem sie die Automatisierung und Digitalisierung der Leerstandssanierung vorantrieb. Wo in vielen Unternehmen bereits für die Entscheidung viel Zeit ins Land streicht, war für die Immobilienverwaltung mit Zentrale in Düsseldorf schnell klar, in welche Richtung das Vorhaben gehen sollte. Denn der Teamleiter im Technischen Property Management kannte die Plattform bereits aus früheren Projekten und war von ihrem Nutzen überzeugt.
„Im Sinne unseres Kunden betrachten wir jede Wohnung einzeln und zwar aus drei Blickwinkeln: Vermietbarkeit, technischer Zustand und Wirtschaftlichkeit. Erst dann fällt die Entscheidung, wie wir mit der Wohnung umgehen und was wir investieren. Damit geht viel administrativer Aufwand einher – zumindest war das bisher so. Durch die konsequente Automatisierung und Digitalisierung der gesamten Leerstandssanierung ist der Prozess nun schlanker, transparenter und effizienter geworden. Alle Aufgaben und Dokumentationen findet unser Team an einem zentralen digitalen Ort vor. Die automatisierten Schnittstellen zu unserem ERP-System und Power BI bringen zusätzlichen Mehrwert mit sich.“
Ausgangssituation
Zwischen Excel, E-Mail und Medienbrüchen
Wie in vielen Wohnungsunternehmen haben sich auch bei der Pro Haus Plus GmbH über viele Jahre gängige Strukturen gehalten. Excel-Tabellen waren Grundlage für sämtliche Dokumentation von Prozessschritten. Leistungsverzeichnisse haben die Mitarbeiter stets anfragen müssen. Eingeholte Angebote mussten sie aufwendig vergleichbar machen. Die Freigabeschleifen mit dem Asset Management liefen über E-Mail-Kommunikation.
Mängel wurden vor Ort mit dem Handy festgehalten, um dann per Mail weitergeleitet zu werden. Anschließend musste der Immobilienverwalter diese manuell in Excel-Tabellen überführen. Für die Auftragsfreigabe und -abrechnung war bereits ein ERP im Einsatz, jedoch ohne durchgängige Verbindung zu den operativen Sanierungsprozessen.
Vor- und Nacharbeit als Zeitfresser
Jede Wohnung identisch zu sanieren, ist nicht die DNA der Pro Haus Plus GmbH und vor allem nicht im Sinne ihrer Kunden. Vertrauen, Kompetenz und Innovation basieren laut dem Unternehmen unter anderem auf dem Eingehen auf individuelle Bedürfnisse. Heißt für die Leerstandssanierung, dass Komplettpakete Einzelfallbetrachtungen weichen müssen. Bei mehr als 1.000 Wohnungssanierungen pro Jahr für einen einzelnen Kunden wurde das schnell zur Mammutaufgabe.
Dass digitale Prozesse hier schnell Abhilfe schaffen können, war den Verantwortlichen bewusst. Doch die Pro Haus Plus GmbH musste keine Suche nach einer passenden Lösung anstoßen. Der Teamleiter im Technischen Property Management hatte bereits Kontaktpunkte mit einer All-in-one-Plattform und konnte zügig von deren Vorteilen überzeugen.
Von Wünschen ...
Fokus auf das Wichtige
Jede Wohnung identisch zu sanieren, ist nicht die DNA der Pro Haus Plus GmbH und vor allem nicht im Sinne ihrer Kunden. Vertrauen, Kompetenz und Innovation basieren laut dem Unternehmen unter anderem auf dem Eingehen auf individuelle Bedürfnisse. Heißt für die Leerstandssanierung, dass Komplettpakete Einzelfallbetrachtungen weichen müssen. Bei mehr als 1.000 Wohnungssanierungen pro Jahr für einen einzelnen Kunden wurde das schnell zur Mammutaufgabe.
„Uns war klar, dass es nicht darum geht, die Leerstandssanierung selbst – also die Arbeiten auf der Baustelle – zu beschleunigen. Wonach wir strebten, war Prozessautomatisierung, Dokumentation und Transparenz über die gesamte Wohnungssanierung hinweg. Genau das leistet Doozer. Im Schnitt sparen wir heute gut vier Wochen Zeit,“ erklärt Michael Dübbert, Teamleiter Technisches Property Management.
... zur Wirklichkeit
Leichte Entscheidung
Es fiel der finale Entschluss, die Leerstandssanierung über Doozer abzuwickeln. Einerseits, weil das Tool bereits intern bekannt war. Andererseits aber auch, weil es am Markt kaum vergleichbare Lösungen für die strukturierte Steuerung von Leerstandssanierungen gibt. Nach dem knapp dreimonatigen Rollout basierend auf partnerschaftlicher Zusammenarbeit und kompetenter Unterstützung war die Lösung vollständig einsatzbereit.
Technisch weitergedacht!
Der Vorteil an Doozer: Es lässt die Anbindung weiterer Systeme durch Schnittstellen (APIs) zu. „Wir setzen modernste Technologien ein, um Mitarbeiter zu entlasten und ihnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben freizuschaufeln. Daher ist es nur folgerichtig, dass wir die Automatisierung der Leerstandssanierung ganzheitlich weiterdenken“, berichtet Michael Dübbert.
Die interne IT entwickelte daher eine Schnittstelle, um doppelte Datenerfassung vollständig zu vermeiden und den ersten automatisierten Austausch zwischen Wodis Sigma und Doozer in der Wohnungswirtschaft zu zulassen.
Aufträge beispielsweise lassen sich in Doozer erteilen. Diese müsste das Team aber ohne Verbindung zum ERP-System nochmals hausintern erfassen. Die Schnittstelle ermöglicht es, dass in Doozer angelegte Aufträge automatisiert in Wodis Sigma übertragen werden – was vor allem Vorteile für das Reporting verspricht. Auch Medienbrüche bei der Rechnungsprüfung entfallen, da keine Trennung zwischen den Systemen besteht. Heute werden somit die Daten, die in Doozer vorliegen, tagesaktuell mit dem ERP aktualisiert und kein Prozessschritt wird doppelt erfasst.
Um dies in Zahlen zu veranschaulichen: Ohne die Anbindung musste die Immobilienverwaltung mit über 15 Minuten Nacharbeit pro Auftrag und Nachtrag rechnen. Bei über 1.000 Aufträgen und über 3.000 Nachträgen im Jahr spart die Pro Haus Plus GmbH somit 1.000 Arbeitsstunden und somit 125 Arbeitstage.
In der Praxis
Transparente Kommunikation zwischen Property und Asset Management
Zentral an einem Ort dokumentiert – das ist der eigentliche Mehrwert, den Doozer in der Abstimmung zwischen Property und Asset Management liefert. Sobald eine Freigabe erforderlich ist, erreicht eine E-Mail den Asset Manager. Dieser sieht sich den Vorgang in Doozer an und leitet – direkt mit dem Vorgang verknüpft – weitere Schritte ein. Entweder erteilt er im System eine Freigabe oder er stellt hierüber Rückfragen. Die Chatmöglichkeit trägt zu einem schnellen Austausch bei. Sind die Freigaben eingeholt, lässt sich die Beauftragung starten.
Auch die Abläufe nach der Sanierung sind einfacher, intuitiver und zeitsparender. Rechnungen werden in der All-in-one-Plattform geprüft und an die Eigentümer für die Freigabe der Zahlung weitergeleitet. Automatisch enthalten sind das vollständige Abnahmeprotokoll und weitere relevante Unterlagen für die Bewertung.
Letztlich erzielt die Pro Haus Plus GmbH dadurch mehr Transparenz je Wohnungssanierung. Vorteile zieht dies auch für die Preisgestaltung nach sich: Durch den Überblick im Ausschreibungs- und Vergabeprozess wird die Preisfindung nachvollziehbarer.
Optimale Steuerung komplexer Projekte
Mit Doozer ist jede Leistung individuell konfigurierbar. Dadurch lässt sich die Lösung an unterschiedliche Objekte, Anforderungen und Projektarten anpassen. Einbußen bei der Zahl an zu sanierenden Wohnungen entstehen dadurch nicht. Im Schnitt durchlaufen gut 120 bis 150 Wohnungen im Monat die digitale Leerstandssanierung – im Marktvergleich eine beachtliche Größenordnung.
Außerdem lassen sich technische Instandhaltung und Investitionsmaßnahmen effizient und übersichtlich steuern. Insbesondere daher, weil sämtliche Kommunikation auf einer Plattform stattfindet. Tritt der Urlaubsfall ein oder ist ein Kollege krank, können Vertretungen schnell agieren. Das ist besonders vielversprechend bei umfangreichen oder parallel laufenden Maßnahmen.
Skalierbarkeit als ständige Option
Schnelligkeit führt zu Skalierbarkeit. Da sich mit Doozer Sanierungsmaßnahmen zügig kalkulieren, ausschreiben und über viele Objekte hinweg effizient steuern lassen, gewinnt die Pro Haus Plus GmbH hier an Flexibilität. Durch abgestimmte Leistungsverzeichnisse und Preisstrukturen lassen sich Kosten beispielsweise pro Quadratmeter oder pro Leerstand innerhalb kürzester Zeit ermitteln.
Das schafft Vergleichbarkeit, reduziert den Aufwand pro Vorgang und erleichtert es, mehrere Sanierungen parallel aufzusetzen. So bleibt die Immobilienverwaltung auch bei wachsendem Bestand und höherem Leerstandsaufkommen handlungsfähig.
Exit-Optimierung durch Klarheit
Auch strategisch eröffnet Doozer neue Potenziale – Stichwort „Exit-Optimierung“. Da Doozer sämtliche Vorgänge bei der Leerstandssanierung transparent dokumentiert, lassen sich wichtige Informationen einfach sammeln und übermitteln. Was wurde in der Wohnung saniert? Welche Kosten fielen an?
Ein strukturierter Export aller Sanierungsdaten ist hier entscheidend. Per Knopfdruck lässt sich dieser im Tool erstellen, um an potenzielle Käufer weitergeleitet zu werden. Auch die gesteigerte Reportingfähigkeit wirkt sich positiv auf das Gespräch mit Investoren aus. Denn Zahlen, Daten und Fakten bilden eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.
Fazit
Schneller Entschluss. Schnelle Umsetzung. Schnellere Leerstandssanierung.
In Windeseile hat die Pro Haus Plus GmbH ihre Leerstandssanierung nicht nur digitalisiert, sondern automatisiert. Die Idee zur digitalen Automatisierung wurde intern kommuniziert, für gut befunden und direkt umgesetzt. Drei Monate später arbeitete das Team der Immobilienverwaltung bereits mit der All-in-one-Plattform – und verbindet Property Management, Asset Management und Handwerksunternehmen in einem gemeinsamen digitalen Prozess.
Aufwendige Prozesse laufen heute optimiert ab. Der gesamte Vergabe- und Beauftragungsprozess erfolgt digital auf einer Plattform. Leistungen lassen sich weiterhin individuell konfigurieren – heute jedoch deutlich schneller und transparenter. Während der Sanierungsarbeiten werden alle Prozesse und die Kommunikation in Doozer dokumentiert. Das Digitalisierungsziel hat das Unternehmen somit erfolgreich erreicht.
Sie möchten Ihre Leerstandssanierung ähnlich effizient digital steuern wie die Pro Haus Plus GmbH? Sprechen Sie mit uns über Ihre Möglichkeiten.
Über das Unternehmen
Pro Haus Plus GmbH
Die Pro Haus Plus GmbH steht deutschlandweit für professionelle Verwaltungslösungen. Die gut 100 Immobilienspezialisten verteilen sich auf fünf Standorte, wobei sich die Zentrale in Düsseldorf befindet. Bei allen Projekten hält die Immobilienverwaltung das Gleichgewicht zwischen wirtschaftlichem Erfolg und zufriedenen Mietern. Dank der zehn Leistungsbausteine schafft das Unternehmen einen hohen Grad an Spezialisierung. Individuelle Lösungen, die gleichsam effizient und nachhaltig sind, garantieren herausragende Ergebnisse.
Zahlen, Daten, Fakten
- Gründung: 2020
- Hauptsitz: Düsseldorf
- Größe: über 100 Immobilienspezialisten
- Verwaltung von über 15.000 Wohneinheiten