#9 Nebenkostenabrechnung erstellen: Wissen für Vermieter

Alles zur Nebenkostenabrechnung und Corona-Sonderregelung auf einen Blick

#9 Nebenkostenabrechnung erstellen: Wissen für Vermieter

Als Vermieter müssen Sie jedes Jahr die Nebenkosten abrechnen, sofern Ihr Mieter dafür einen monatlichen Abschlag erbringt. Dies ist mit ein wenig Aufwand verbunden, der sich jedoch lohnt. Für ein harmonisches Vermieter-Mieter-Verhältnis ist es wichtig, korrekt die Nebenkosten zu berechnen und dem Mieter schriftlich zu übermitteln. Das können Sie bequem online tun, was gerade in Corona-Zeiten hilfreich ist.

Das Wichtigste in Kürze
– Umgangssprachlich sind die Nebenkosten die Betriebskosten, die neben der Miete für die Wohnraumnutzung anfallen.
– Der Mieter kann nur vertraglich zur Zahlung der umlagefähigen Nebenkosten verpflichtet werden.
– Die Nebenkostenabrechnung muss formell und inhaltlich fehlerfrei sein.

Nebenkosten abrechnen: die rechtliche Grundlage

Alle Nebenkosten, die durch die Nutzung einer Wohnimmobilie entstehen, sind seit dem 01.01.2004 in der sogenannten Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Eine Nebenkostenverordnung gibt es nicht.

Neben der BetrKV stellt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) eine bedeutende gesetzliche Basis für den Umgang mit den Nebenkosten dar. In § 556 BGB ist beispielsweise definiert, was die Kostenblöcke sind und wie sich Vermieter und Mieter bezüglich der Nebenkostenübernahme vertraglich einigen können.

Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung: Was ist der Unterschied?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung oft als Synonyme verwendet. Das ist jedoch unscharf. So sind die Betriebskosten Teil der Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten. In der Betriebskostenabrechnung finden nur die umlagefähigen Nebenkosten Eingang. Das sind die Kosten, die der Mieter zahlt. Die Nebenkostenabrechnung schließt auch die nicht-umlagefähigen Nebenkosten mit ein.

Wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung anfertigen?

Die Betriebskostenverordnung führt klare gesetzliche Fristen auf, bis wann Sie als Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellen und an den Mieter übermitteln müssen. So hat der Vermieter die Pflicht, dem Mieter die Abrechnung innerhalb von einem Jahr nach Beendung des Abrechnungszeitraums zuzustellen. Der Abrechnungszeitraum steht im Mietvertrag und entspricht für gewöhnlich dem Kalenderjahr.

Nur schriftlich: Nebenkosten berechnen und an den Mieter übermitteln

Ihr Mieter erhält von Ihnen eine schriftliche Nebenkostenabrechnung. Diese trägt Ihre Unterschrift. In der Abrechnung listen Sie neben den einzelnen Kosten jegliche Vorauszahlungen des Mieters auf. Diese ziehen Sie von dem ermittelten, tatsächlichen Betrag ab. Der Mieter kann so das Erstattungsguthaben oder die Nachforderung klar erkennen. Sie können die Abrechnung bequem digital erstellen, digital unterschreiben und per E-Mail verschicken. Das ist nicht nur in Corona-Zeiten eine komfortable Lösung.

Wer kann bei der Nebenkostenabrechnung helfen?

Sie können digital die Nebenkostenabrechnung mithilfe von Software, wie z.B. der von objego.de erstellen oder Vorlagen nutzen. Natürlich können Sie auch einen Steuerberater, eine Hausverwaltung oder einen anderen externen Dienstleister darum bitten. Dies ist jedoch mit Mehrkosten verbunden.

Corona-Sonderregelung: Zahlungsaufschub für die Warmmiete

Aufgrund der Sondersituation Coronakrise erlaubt das Mietrecht, vorerst bis Ende Juni die Warmmiete vollumfänglich aufzuschieben. Daher muss Ihr Mieter keine Nebenkosten-Vorauszahlungen an Sie leisten. Sowohl die Kosten für Strom, Heizung und Wasser dürfen gestundet werden, als auch die monatlichen Kosten für Müllabfuhrdienste und Hausmeisterdienste.

Was muss in den Mietvertrag bezüglich der Nebenkostenabrechnung?

Der Gesetzgeber gibt nicht vor, dass der Mieter die umlagefähigen Nebenkosten trägt. Soll dies geschehen, muss die Vereinbarung im Mietvertrag explizit aufgenommen werden. Dies ist mit einem Passus wie diesem möglich: „Die laut Betriebskostenverordnung (BetrKV) – als Anlage Bestandteil dieses Mietvertrages – umlagefähigen Betriebskosten für die Wohnung hat der Mieter zusätzlich zur Miete zu zahlen.“ Die meisten Mietverträge tragen solch eine Formulierung.

Welche Kosten darf der Vermieter umlegen?

Umlegbar sind nur die Kosten, die fortlaufend entstehen. Dazu gehören beispielsweise

  • Grundsteuer
  • Kosten für die Wasserversorgung,
  • Kosten für Warmwasser und Heizung
  • Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung
  • Aufzugskosten
  • Straßenreinigung und Müllgebühren
  • Hausreinigung und Gartenpflege
  • Beleuchtung (Treppenhaus)
  • Gebäudeversicherungskosten
  • sonstige Betriebskosten wie Wartungskosten für Rauchmelder

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Zu den nicht-umlagefähigen Nebenkosten gehören die Kostenblöcke, die für Verwaltung und Erhaltung anfallen. Das können sein:

  • Hausverwaltung
  • Bewachungskosten für das Objekt
  • Kosten für Arbeitsmittel und Geräte
  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten (wie Fassadenanstrich)
  • Bank- und Kontoführungsgebühren des Vermieters
  • Neuanlage eines Gartens
  • Installation von Rauchmeldern oder Feuerlöschern

Sie können diese Nebenkosten berechnen, aber nicht dem Mieter in Rechnung stellen.

Was hat es mit dem Verteilerschlüssel in der Nebenkostenabrechnung auf sich?

Für die Nebenkostenabrechnung kommen sogenannte Verteilerschlüssel zum Einsatz, um die Gesamtkosten der Nebenkosten auf die einzelnen Mietparteien umzulegen. Als mögliche Verteilerschlüssel kommen die Größe des Haushaltes, die Anzahl an Personen in der Wohnung und die Wohngröße zum Einsatz. Im Mietvertrag ist zumeist fixiert, welchen Verteilerschlüssel der Vermieter für die verbrauchsunabhängigen Nebenkosten nutzt. Ist kein Umlageschlüssel im Vertrag aufgeführt, muss der Vermieter nach Wohnflächengröße abrechnen.

Nebenkostenabrechnung erstellen: Welche Rechte hat der Mieter?

Sie als Vermieter müssen für den Mieter die Nebenkosten abrechnen. Der Mieter hat das Recht, die Rechnung zu bemängeln und zu korrigieren. Darüber hinaus darf er verlangen, die Rechnungen einzusehen, die Basis für Ihre Berechnung waren. Übrigens: Es gibt auch Formmängel. Sie bestehen beispielsweise, wenn die Nebenkosten nicht übersichtlich aufgeführt und aufgeschlüsselt sind.

Vorsicht: die häufigsten Fehlerquellen bei der Nebenkostenabrechnung

1. Angabe eines falschen Abrechnungszeitraums
2. Überschreitung der Abrechnungsfrist
3. Fehlende Gesamtkostenangabe
4. Nebenkostenabrechnung weist Vorauszahlungen des Mieters an Energieversorger auf
5. Verbrauchsunabhängige Abrechnung von Warmwasser- und Heizungskosten
6. Nicht-umlagefähige Nebenkosten enthalten
7. Abrechnung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten als Wartungskosten
8. Abrechnung von sonstigen Betriebskosten ohne nähere Definition
9. Falsche Berechnungen in der Abrechnung
10. Aufführung von neuen Nebenkosten ohne Absprache mit dem Mieter

Nebenkostenabrechnung mit Sorgfalt erstellen

Die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter ist ein wichtiges Dokument, was unbedingt richtig erstellt werden muss. Nur so verhindern Sie, dass Ihr Mieter die Abrechnung berechtigt bemängelt, was das Mietverhältnis beeinträchtigen kann. Mit ein bisschen Übung ist es jedoch ganz einfach, die Nebenkostenabrechnung anzufertigen. Dies können Sie heutzutage bequem mithilfe einer Excel-Liste, einer Software oder einer Onlineanwendung tun.

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