LEG spart mit Standards Zeit, Geld und Nerven
- Schnellere Prozesse
- Weniger Fehler
- Geringere Kosten
- 15.06.26
Ein Tool, das die gesamte Leerwohnungssanierung abbildet: Mit diesem Wunsch startete die LEG Immobilien SE 2016 ein Reorganisations-
Projekt – und holte sich Prozessoptimierung, Effizienzgewinn und Entlastung für das Team ins Unternehmen.
Das Projekt in Kürze
180-Grad-Wende bei der Leerstandssanierung
Tausche aufwendige Einzelgewerksvergaben gegen All-in-one-Lösung: Nach diesem Motto hat sich die LEG Immobilien SE bereits vor 10 Jahren – also schon im Jahr 2016 – von bestehenden Prozessen und eingesetzten Tools gelöst und sich für neue Wege bei der Leerstandssanierung entschieden. Komplexe Aufgaben, die früher viel Zeit gekostet haben, lassen sich heute einfach digital und standardisiert an einem Ort abbilden. Doch durch Prozessoptimierung und reduzierten Aufwand hat die LEG nicht nur an Effizienz gewonnen. Am Ende sind es die entlasteten und zufriedenen Mitarbeiter, die es verdeutlichen: Der Umstieg auf Doozer war eine gute Wahl.
„Schlanke Abläufe, geringere Arbeitslast, überzeugte Mitarbeiter – unsere früheren Aufwände bei der Leerwohnungssanierung haben sich quasi über Nacht minimiert. Durch Standardisierung und Digitalisierung konnten wir die Effizienz unserer Prozesse deutlich steigern.“
Ausgangssituation
Fehlende Transparenz als Zeit- und Kostentreiber
Bei der LEG liefen Leerwohnungssanierungen lange Zeit ohne zentrale digitale Plattform ab. Einzelgewerksvergaben über verschiedene Wege zogen heterogene Strukturen, unkontrollierte Kommunikation, lange Abstimmungsrunden und geringe Transparenz nach sich – auch hinsichtlich der Kosten. Eine durchgängige Kontrolle ebenso wie eine lückenlose Revisionssicherheit gestalteten sich zunehmend schwierig.
Durch den erhöhten Abstimmungsbedarf über manuelle Kanäle, das Nachreichen fehlender Dokumente oder regelmäßige Rückfragen kam es zu vermeidbaren Verzögerungen. Der Überblick über den tatsächlichen Projektstatus ging verloren – und mit ihm wertvolle Zeit und Geld.
Hohe Belastung für technische Mitarbeiter
Für die operativen Teams brachte die fehlende Prozessstruktur vor allem eines mit sich: Zusatzaufwand. Die technische Abwicklung war geprägt von manuellen Zwischenschritten – von der Auftragserstellung über die manuelle Anwendung LEG-spezifischer Aktivierungsregeln bis hin zur finalen Dokumentation. Bilder und Nachweise mussten getrennt erfasst und aufwendig zugeordnet werden, Absprachen mit Handwerksbetrieben liefen über verschiedene Kanäle ohne klare Rückverfolgbarkeit.
Zudem mussten Verantwortliche jede Maßnahme individuell abstimmen und kontrollieren. Das band Arbeitskraft und beeinträchtigte Termintreue. Die Mitarbeitenden in der Technik spürten einen ständigen Koordinationsdruck. Ressourcen wurden zulasten der eigentlichen Facharbeit unnötig stark gebunden.
Von Wünschen ...
Wandel mit System
Die Richtung, um aktuellen Hürden gekonnt aus dem Weg zu gehen, war schnell festgelegt. Die bislang dominierenden Einzelgewerksvergaben mussten einem Generalunternehmer-System weichen. Nicht fehlen durften vordefinierte Leistungspakete, die sich standardisiert für verschiedene Sanierungsfälle anwenden lassen – dank festgelegter Arbeitsschritte, verwendeter Materialien und transparenter Preisübersicht.
Doch ein solches System entfaltet sein Potenzial erst dann voll, wenn die operativen Prozesse entsprechend unterstützt werden. Gesucht war demnach eine digitale Lösung, die das GU-Modell nicht nur abbildet, sondern aktiv hilft, Aufträge effizient zu steuern, Leistungen zu dokumentieren und Beteiligte zu vernetzen. Eine Software, die Standardisierung, Steuerung und Skalierbarkeit in einem vereint. Damit sich am Ende ein guter Plan für die Leerwohnungssanierung in ein funktionierendes System wandelt.
... zur Wirklichkeit
Reorganisation: ein Schritt nach vorn
Mit diesem Ziel vor Augen startete die LEG ein Reorga-Projekt. Das Team nahm verschiedene Softwarelösungen unter die Lupe, um eine geeignete Plattform zu finden. Diese sollte die neuen Anforderungen des GU-Modells abbilden und gleichzeitig flexibel genug sein, um individuelle Anforderungen zu berücksichtigen. Fündig wurden die Verantwortlichen beim damals noch jungen Start-up Doozer.
Im Gegensatz zu den Mitbewerbern überzeugte das Tool durch eine solide Grundstruktur. „Wir haben schnell gemerkt, dass die Gründer ein klares Verständnis davon haben, was die zentralen Herausforderungen bei der Leerstandssanierung sind und sie diese in Doozer praxisnah gelöst haben“, erklärt Volker Wiegel.
Perfect Match gefunden!
Seit Ende 2016 setzt die LEG nun auf die Lösung und hat diese seither gemeinsam mit dem Doozer-Team konsequent weiterentwickelt. Die enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit ermöglichte es, das System Schritt für Schritt an die komplexen individuelle Anforderungen anzupassen – pragmatisch, lösungsorientiert und stets mit einem offenen Ohr für neue Ideen.
„Unser Team fordert Doozer gerne freundschaftlich heraus. Und egal mit welcher Problemstellung wir uns an die Mitarbeiter wenden, sie zeigen uns stets schnell effiziente Lösungswege auf. Eine Zusammenarbeit, die allen Freude bereitet“, schmunzelt Volker Wiegel.
Das zeigt sich beispielsweise bei der Anwendung LEG-spezifischer Aktivierungsregeln. Wo bislang manuell Mitarbeiter entscheiden mussten, welcher Prozesse angestoßen wird, übernimmt jetzt das System. Durch die Automatisierung hat sich der Arbeitsaufwand für die technischen Mitarbeiter erheblich reduziert. Zeit wurde frei, die heute ganz neu investiert wird.
In der Praxis
Verbesserte Prozesse
Mit der Einführung von Doozer konnte die LEG ihre Abläufe in der Leerwohnungssanierung neu strukturieren. Statt einzelner Systemlösungen wird der gesamte Prozess heute zentral über Doozer gesteuert – von der Auftragserstellung bis zur Mangelbearbeitung. Rund 98 Prozent aller Leerwohnungsmaßnahmen laufen inzwischen über das System. So können Verantwortliche die Maßnahmen selbst effizient planen und abwickeln wie auch vorbereitende Konfigurationen vollständig automatisieren. Die tagesaktuelle Pflege von etwa 171.000 Wohnungen an 238 Standorten in acht Niederlassungen verdeutlicht den Umfang der Systemintegration.
Gesteigerte Effizienz
Die Zahlen sprechen für sich: Das über Doozer abgewickelte jährliche Auftragsvolumen konnte seit 2017 auf einen dreistelligen Millionenbetrag verdreifacht werden. Insgesamt wurden bisher über eine Milliarde Euro an Aufträgen über das System gesteuert. Möglich wurde dies durch die deutliche Reduzierung von Prozessaufwänden. Durchschnittlich 25.000 bis 28.000 Hauptaufträge werden jährlich erteilt, ergänzt durch 1,5 bis 2 Nachträge je Auftrag. Auch die Mangelbearbeitung läuft seit 2021 konsequent digital über Doozer, inklusive der Nachverfolgung und Abarbeitung der Mängel. Die Effizienzgewinne zeigen sich dabei nicht nur auf dem Papier, sondern spürbar im Tagesgeschäft der Mitarbeiter.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Ein reines Softwareprojekt? Nein! Die Implementierung von Doozer bringt eine enge Partnerschaft mit sich. Bereits seit der Einführung im Jahr 2016 entwickelte sich eine enge Zusammenarbeit mit dem Doozer-Team, die bis heute anhält. Die Anforderungen der LEG werden konsequent in die Lösung integriert – unter anderem ein detailliertes Leistungsverzeichnis mit rund 900 Positionen, individuell kalkuliert je Generalunternehmer. Das Ergebnis ist ein zuverlässiges technologisches System, das keine Wünsche offenlässt.
Überzeugende Mitarbeitende
Heute nutzen rund 250 Beschäftigte aus verschiedenen Bereichen Doozer täglich. Die klar strukturierten Abläufe, die zentrale Datenbasis und die Transparenz im gesamten Prozess erleichtern die Arbeit spürbar – sowohl für technische Mitarbeiter als auch für die Verwaltung. Der Einsatz bringt jedoch mehr als die Entlastung einzelner Abteilungen. Mit der Plattform erhält das gesamte Unternehmen bereichsübergreifend mehr Übersicht und Verlässlichkeit. Eine Leerstandssanierung ohne Doozer-Unterstützung kann sich kaum einer mehr vorstellen.
Fazit
Dreifacher Benefit
Die Digitalisierung und Standardisierung ist für Wohnungsunternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz. Eine Aussage, die die LEG für sich schon früh bestätigt hat. Mit klaren Strukturen, effizienteren Abläufen und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden konnte nicht nur die Prozessqualität gesteigert, sondern auch die Leerstandssanierung nachhaltig optimiert werden. Ein Beispiel dafür, wie Digitalisierung echten Mehrwert schafft – für Unternehmen, Mitarbeitende und Mieter.
Über das Unternehmen
LEG Immobilien SE
Die LEG Immobilien SE gehört mit rund 171.000 Mietwohnungen und etwa 500.000 Bewohnerinnen und Bewohnern zu den führenden börsennotierten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Der Schwerpunkt des Unternehmens liegt auf der Bereitstellung von bezahlbarem Wohnraum für breite Bevölkerungsschichten. Das Portfolio erstreckt sich überwiegend über Nordrhein-Westfalen, wo das Unternehmen mit acht regionalen Niederlassungen vertreten ist. Darüber hinaus ist die LEG an weiteren Standorten in Westdeutschland präsent und steht ihren Mietern sowie Geschäftspartnern mit persönlichen Ansprechpartnern vor Ort zur Verfügung.
Zahlen, Daten, Fakten
- Gründung: 1970
- Hauptsitz: Düsseldorf
- Größe: knapp 2.000 Mitarbeiter
Sie sehnen sich ebenso nach Entlastung? Dann machen Sie es der LEG gleich und profitieren – auf unterschiedlichsten Ebenen!