Der kleine Bau-Knigge
So funktioniert die digitale Auftragskommunikation bei Doozer

Mit Doozer haben wir eine Plattform geschaffen, auf der Sanierungsaufträge völlig digital erstellt und abgewickelt werden können. Damit dies möglichst effizient funktioniert, bedarf es einer reibungslosen Kommunikation zwischen den beiden Vertragsparteien. Hier erklären wir Ihnen, auf was Auftraggeber und Auftragnehmer dabei achten müssen.

Auftraggeber: Das müssen Sie bei der Kommunikation beachten

Frühzeitig Sanierungen starten

Erteilen Sie die Aufträge so früh wie möglich, da die Handwerksbetriebe diese auch ablehnen können, wie das beispielsweise bei Personalausfällen aufgrund von Krankheit der Fall sein kann. Sollte eine Handwerksfirma abspringen, haben Sie so genügend Zeit, den Auftrag einer anderen zu unterbreiten.

Auftragskommunikation Sanierungsaufträge erteilen

Anpassungen zeitnah vornehmen

Sobald ein Auftrag erteilt wurde und noch von dem Handwerksunternehmen geprüft wird, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen. Sobald der Auftrag allerdings angenommen wurde, gilt dieser als bindend und Änderungen können nur in Form eines Nachtrags erfolgen. Der Nachtrag muss ebenfalls von der Handwerksfirma angenommen werden.

Updates gewünscht?

Bei einer Doozer-Sanierung müssen Sie nicht selbst zur Baustelle fahren, um sich einen Überblick über den aktuellen Stand zu verschaffen. Auf unserer Plattform haben Sie auch die Möglichkeit, Fotos und sonstige Dokumente einfach hochzuladen. Wenn Sie sich regelmäßige Updates wünschen, kommunizieren Sie direkt bei der Auftragserteilung, in welchen zeitlichen Abständen und in welchem Umfang diese erfolgen sollen.

Sanierung Auftragskommunikation Baudokumentation

Auftrag digital abnehmen

Auch für die Abnahme müssen Sie nicht unbedingt vor Ort sein. Besprechen Sie einfach mit der Handwerksfirma, Fotos von den fertig sanierten Flächen auf unserer Plattform hochzuladen. So können Sie sich ein Bild von der Sanierung machen und den Auftrag völlig digital mit ein paar Klicks abnehmen.

Mengen anpassen

Sollte sich am Ende der Bauphase herausstellen, dass Leistungen nicht ausgeführt worden sind, können Sie diese mit einer Mengenanpassung bei der Rechnungsstellung einfach selbst korrigieren. Beachten Sie aber, dass dies nur einmal pro Auftrag möglich ist und daher nur am Ende der Bauphase gemacht werden sollte, um alle Leistungen ordentlich angeben zu können. 

Handwerker: So kommunizieren Sie digital am besten

Verfügbarkeit aktualisieren

Überprüfen Sie regelmäßig auf der Doozer-Plattform, ob Ihre Verfügbarkeit noch aktuell ist. So teilen Sie potenziellen Auftraggebern mit, ab wann Sie für neue Projekte verfügbar sind.

Sanierung Auftragskommunikation

Schnelle Rückmeldung bei neuen Aufträgen

Sobald Sie einen Auftrag erhalten haben, sollten Sie diesen innerhalb von zwei Werktagen annehmen oder ablehnen. Beachten Sie, dass Sie bei Doozer gesperrt werden können, wenn Sie gar nicht auf neue Aufträge reagieren.

Auftragskommunikation Sanierungsaufträge annehmen

Unvorhergesehenes sofort melden

Wenn Sie einen Auftrag aufgrund von unvorhergesehen Umständen nicht fristgerecht beenden können, sollten Sie dies dem Auftraggeber schnellstmöglich mitteilen. Gemeinsam können Sie eine Lösung finden, wie etwa den Auftrag zu einem späteren Zeitpunkt zu beenden oder einen anderen Handwerker oder Subunternehmer die Arbeit beenden lassen.

6 Tipps für eine reibungslose Kommunikation

Realistisch bleiben:

Bei einer Sanierung muss viel getan werden. Daher sollten Auftraggeber eine realistische Zeitspanne setzen, in der die Sanierung erfolgen soll. Ebenso sollten Handwerker vor der Annahme überprüfen, ob sie den Auftrag innerhalb der gewünschten Zeitspanne mit ihren verfügbaren Kapazitäten beenden können.

Kommunikationskanal festlegen:

Sobald der Auftrag erteilt wurde, sollten Sie gemeinsam ein Kommunikationsinstrument festlegen, über das Sie sich hauptsächlich austauschen werden. Dieses sollte vorzugsweise schriftlich sein, damit alles Besprochene auch bei längerfristigen Sanierungen noch nachvollziehbar bleibt. Hier bietet sich vor allem der Chat auf unserer Plattform an, mit dem Sie sowohl mit betriebsinternen Personen als auch dem Vertragspartner direkt schreiben können. So behalten Sie alle projektbezogenen Unterhaltungen einfach im Blick.

Regelmäßige Kommunikation:

Neben der Wahl des Kommunikationskanals sollten Sie auch festlegen, wie häufig und in welchem Umfang der Austausch stattfinden soll, wie z. B. den Fortschritt der Sanierung einmal wöchentlich mit Stichpunkten und Fotos auf der Doozer-Plattform zu dokumentieren. Gerade bei einer digitalen Kommunikation wird viel Vertrauen vorausgesetzt und mit einem regelmäßigen Austausch beugen Sie Misstrauen vor.

Ansprechpartner festlegen:

Wenn mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen an dem Auftrag beteiligt sind, sollten Sie Ansprechpartner für die verschiedenen Aufgaben festlegen und dies entsprechend Ihrem Vertragspartner mitteilen. Vermeiden Sie es aber, bei jeder Kommunikation einfach alle Ansprechpartner anzuschreiben. Diese Flut an Informationen kann dazu führen, dass sich bestimmte Ansprechpartner die Updates nicht mehr ansehen und dementsprechend kaum noch kommunizieren.

Der Ton macht die Musik:

Auch wenn es mal zu Meinungsverschiedenheiten kommt, sollten Sie stets sachlich bleiben. Denken Sie daran, dass auch Ihr Vertragspartner an einem erfolgreich ausgeführten Auftrag interessiert ist und Ihnen bei Problemen sicher entgegen kommen wird, wenn Sie diese sachlich formulieren und begründen.

Bleiben Sie bei uns:

Vermeiden Sie es unbedingt, extern irgendwelche Arten von Absprachen zu treffen. Dies kann z. B. eine externe Kommunikation über den Auftrag, nachträgliche Preisverhandlungen oder externe Neuverträge sein. Dies ist für die Baudokumentation nicht nur sehr unübersichtlich, sondern kann auch zu rechtlichen Problemen führen. Besprechen Sie stattdessen besser alles über unsere Plattform und vermeiden Sie externe Vereinbarungen.

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