Status quo bei der Abnahme
Nach der Leerstandssanierung ist vor der Abnahme – doch Freude breitet sich in den wenigsten Fällen aus. Bevor Wohnungen wieder zur Vermietung freistehen, folgen verschiedene zeitintensive Aufgaben: Für die eigentliche Abnahme müssen Verantwortliche zuerst einen Termin mit den Handwerkern vereinbaren – meist per Telefon oder E-Mail. Bei dem gemeinsamen Blick auf die Leistungen vor Ort führen Wohnungsunternehmen ein Abnahmeprotokoll in Papierform. Werden Mängel identifiziert, werden diese separat mit Fotos festgehalten und dem Protokoll beigefügt.
Nach Prüfung unterschreiben Handwerker und Auftraggeber vor Ort das Papierprotokoll. Um alles zu dokumentieren, müssen Mitarbeiter das Protokoll anschließend einscannen, ablegen und, wo nötig, per E-Mail verteilen. Dass dieser Prozess nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unübersichtlich und fehleranfällig ist, erfahren viele Wohnungsunternehmen tagtäglich bei ihrer Arbeit.
Aber die Wohnungsabnahme nach der Leerstandssanierung geht modern und führt letztlich zur schnelleren Neuvermietung wie auch zu geschonten Nerven.
Doozers digitales Abnahmeprotokoll
Schnell, einfach, effizient: Diese drei Ansprüche an das Abnahmeprotokoll standen am Anfang unserer Überlegungen. Papierlisten sollten vollständig weichen, um Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen effektiv Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu vermeiden. Und es ist uns geglückt: Direkt in Doozer lassen sich jetzt Abnahmeprotokolle erstellen und die dahinterliegenden Prozesse digital abbilden.
Treten Mängel auf, lassen sich diese mit wenigen Klicks dokumentieren – und noch mehr. Dank der Verbindung zu unserem digitalen Mängelmanagement lassen sich diese automatisch den zuständigen Gewerken oder Handwerksbetrieben zuordnen, Fristen sind nachverfolgbar, um keine Zeit zu verlieren, und die Baudokumentation erfolgt lückenlos und rechtssicher.
So einfach geht es:
1. Auftrag öffnen: Mit wenigen Klicks lässt sich der gewünschte Auftrag in Doozer öffnen.
2. Abnahme starten: Im Bereich „Abnahme“ können Mitarbeiter den Prozess unmittelbar starten.
3. Mängel dokumentieren: Existieren Mängel, lassen sich diese direkt im System erfassen – und im Rahmen des digitalen Mängelmanagements weiter bearbeiten.
4. Angaben ergänzen: Fristen sind einzuhalten? Fehlende Unterlagen sind zu ergänzen? Für die optimale Bearbeitung lassen sich relevante Informationen schnell ergänzen.
5. Vorschau anzeigen und Protokoll versenden: Die Vorschau des Abnahmeprotokolls ermöglicht eine schnelle Prüfung. Wenn alles passt, lässt sich das Dokument digital an die Handwerker versenden.
6. Dokumentation automatisiert: Nach der erfolgreichen Bestätigung durch den Handwerker wird das Abnahmeprotokoll automatisch im Auftrag hinterlegt – vollständig digital und revisionssicher.
Die Abnahme erfolgt so zeitsparender, benutzerfreundlicher und effizienter – aber nicht nur für die Wohnungswirtschaft. Auch Handwerker können aktiv eine Abnahme anfordern. So wissen sie direkt, wann die Leistungen abgeschlossen sind – ohne zusätzliche Rückfragen stellen zu müssen.
Vorteile auf einen Blick
- Weniger Leerstand: Eine schnellere Abnahme führt zur schnelleren Neuvermietung.
- Effizienzsteigerung: Papierbasierte Dokumentationen entfallen, digitale Prozesse sparen Zeit.
- Fehlerreduktion: Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Digitale und teils automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig.
- Bessere Kommunikation: Direkt nach der Protokollierung wird das Dokument automatisiert an die beteiligten Handwerksbetriebe verschickt.
- Dokumentation: Mängel lassen sich direkt per Foto dokumentieren. Das gesamte Abnahmeprotokoll ist digital verfügbar – und auch später schnell abrufbar.
- Qualitätssicherung: Abnahmeprotokolle sind vollständig digital und revisionssicher verfügbar.
Arbeitserleichterung gesichert!
Kurz vor der Wiedervermietung hat die Abnahme lange Zeit nochmals für erheblichen Aufwand gesorgt. Mit dem digitalen Abnahmeprotokoll kommt der Wandel. Verantwortliche können den Prozess vor Ort starten, den Stand protokollieren und auch die Abstimmung mit dem Handwerksbetrieb automatisiert starten. Am Ende ist das Abnahmeprotokoll digital dokumentiert und revisionssicher abgelegt – und hat auf dem Weg zur schnelleren Neuvermietung Zeit und Ressourcen gespart.
Sie sind bereit für die Revolution des klassischen Abnahmeprotokolls? Dann sind Sie bereit für unser digitales Abnahmeprotokoll!
