Digitale Fesseln
Es zeichnet sich deutlicher ab denn je: Das Empfinden digitaler Abhängigkeit in Deutschland nimmt zu. Gerade bezüglich Importen digitaler Technologien und Services aus Ländern wie den USA und China scheint sich dieses negative Beziehungsgeflecht für gut 90 Prozent der deutschen Unternehmen laut einer Studie des Bitkom e.V. weiter auszubreiten. 95 Prozent der befragten Firmen fordern deshalb, dass sich unsere Nation wesentlich unabhängiger aufstellen muss.
Ein Wunsch, der aber nicht nur von der Politik verwirklicht werden kann. Denn Unternehmen können mit Blick auf die eigene IT-Infrastruktur verschiedene Maßnahmen umsetzen, um sich von Fesseln zu lösen. Die Ziele: Kontrolle behalten, Flexibilität gewinnen, Wettbewerbsfähigkeit sichern.
Digitale Souveränität – mehr als ein Buzzword
Doch wo lauern die Gefahren konkret? Fakt ist: In Firmen wird täglich mit sensiblen Informationen gearbeitet. In der Wohnungswirtschaft fallen darunter unter anderem Daten zu Mietern, Verträgen, Sanierungsprozessen oder Finanzströmen. Diese gilt es, maximal zu schützen – doch dafür braucht es einen Überblick, was überhaupt mit Daten passiert. Werden diese beispielsweise in Cloud-Lösungen nicht-europäischer Anbieter verarbeitet, wachsen Zweifel bezüglich Rechtskonformität und Sicherheit. Wer darf darauf zugreifen? Erfüllen diese die Anforderungen nach DSGVO? Sind sie vor Ausfällen geschützt?
Außerdem kann eine Verwaltung in ausschließlich proprietären Systemen das Risiko eines Vendor-Lock-ins erhöhen. Das heißt, dass ein Anbieterwechsel nahezu unmöglich wird. Die Gründe sind vielfältig. Allen voran ist dies in den hohen Kosten und dem Aufwand begründet, die einen Umstieg unterbinden – und gleichzeitig Einbußen für die Datensouveränität bedeuten.
Checkliste für mehr IT-Unabhängigkeit
Diese Herausforderungen lassen sich mit strategischer Herangehensweise meistern. Dafür sollte die Wohnungswirtschaft für die IT-Infrastruktur im Allgemeinen und einzelne Softwarelösungen im Speziellen fünf Aspekte auf den Prüfstein legen und, wo nötig, zügig handeln.
Datenhoheit gewährleisten
Speicherort, Zugriffsrechte, Schnittstellen – wie es um die Datenhoheit im eigenen Unternehmen steht, ist häufig nicht klar. Aus diesem Grund muss eine Frage im Mittelpunkt stehen: Wo speichern wir unsere sensiblen Daten – in Deutschland, in der EU oder bei einem internationalen Anbieter? Ist die Antwort, dass nicht-europäische Dienstleister im Spiel sind, ist Vorsicht geboten. Denn finden sich die Daten außerhalb der EU wieder, greifen oft fremde Rechtsordnungen, die die Kontrolle erschweren. Umso wichtiger ist es, Daten in souveränen Strukturen zu verwalten und die Hoheit darüber nicht aus der Hand zu geben.
Zum Abhaken: Unser Unternehmen gewährleistet Datenhoheit, weil wir Daten ausschließlich in der EU (noch besser in Deutschland ) speichern, klare Zugriffsrechte definiert haben und Schnittstellen kontrollieren.
Compliance-konform arbeiten
Anforderungen an gesicherte Daten nehmen zu. DSGVO, GoBD oder – je nach Unternehmensgröße – KRITIS-Vorgaben verlangen von Wohnungsunternehmen, dass sie personenbezogene und finanzrelevante Daten nicht nur zuverlässig speichern, sondern auch jederzeit nachvollziehbar verarbeiten können. Doch häufig führen manuelle Prozesse dazu, dass Dokumentationen lückenbehaftet sind oder sich Fehler einschleichen. Die nötige Kontrolle, um Gesetze und Richtlinien zu erfüllen, schwindet.
Zum Abhaken: Unsere Mitarbeiter arbeiten compliance-konform: Prozesse sind revisionssicher, Zugriffe werden (teilweise automatisiert) dokumentiert, und regulatorische Vorgaben sind nachweisbar erfüllt.
Transparenz schaffen
Wohl niemand wird es anzweifeln: Nur wer jederzeit nachvollziehen kann, wo Daten liegen, wie sie verarbeitet werden und wer Zugriff hat, kann Risiken früh erkennen, verhindern und Vertrauen aufbauen. Transparente Prozesse helfen, Entscheidungen fundiert zu treffen und Verantwortlichkeiten klar zuzuordnen. Ohne Transparenz drohen ineffiziente Abläufe und Unsicherheit im Umgang mit Daten.
Zum Abhaken: Wir arbeiten transparent, weil wir Datenflüsse offenlegen, Berechtigungen klar regeln und jederzeit Einblick in die Prozesskette haben.
Auf Interoperabilität bauen
Digitale Lösungen entfalten ihren Mehrwert dann, wenn sie sich flexibel mit anderen Systemen verbinden lassen. Gerade in der Wohnungswirtschaft kommen verschiedene Anwendungen zusammen – von ERP-Systemen über Handwerker-Apps bis hin zu Plattformen für Leerstandssanierungen oder Nebenkostenabrechnungen. Fehlt die Anbindungsfähigkeit, entstehen Insellösungen, die Prozesse ineffizient gestalten und Medienbrüche verursachen. Interoperabilität ist daher ein entscheidender Faktor, um Abläufe durchgängig zu gestalten und den Datenaustausch zwischen Partnern nahtlos zu sichern.
Zum Abhaken: Unser Unternehmen ist interoperabel aufgestellt, weil unsere Systeme offene Schnittstellen bieten, Integrationen zulassen und Medienbrüche vermeiden.
Unabhängigkeit fördern
Digitale Abhängigkeit hat viele Gesichter, eins davon ist der Vendor-Lock-in. Wenn ein Anbieterwechsel kaum möglich ist, verlieren Unternehmen an Flexibilität. Wohnungsunternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre Daten jederzeit exportieren können und Systeme migrationsfähig bleiben. Nur so lässt sich langfristige Handlungsfähigkeit sichern.
Zum Abhaken: Da wir unsere Daten jederzeit exportieren können, ein Anbieterwechsel ohne Kosten- und Ressourcenaufwand umsetzbar ist und damit keine proprietären Fesseln vorhanden sind, kann sich unsere Organisation hier als unabhängig bezeichnen.
In der Praxis: Digitale Souveränität bei der modernen Leerstandssanierung
Wer jetzt denkt, dass adäquate Software-Alternativen aus Deutschland für die Wohnungswirtschaft fehlen, um die oben genannte Checkliste auch für einzelne Lösungen wirklich gewissenhaft abhaken zu können, irrt. Plattformen wie Doozer zeigen, wie sich Datenhoheit, Compliance, Transparenz, Schnittstellenfähigkeit und somit Unabhängigkeit ohne Mühe umsetzen lassen.
Denn die Plattform wird in Deutschland (in Frankfurt am Main) gehostet, wodurch sämtliche Sorgen bezüglich fehlender DSGVO-Konformität oder unbefugter Zugriffe von Staaten (denken Sie beispielsweise an den Cloud AI Act, der es der US-Regierung unter anderem ermöglicht, auf Daten zuzugreifen) hinfällig sind.
Zusätzliche Absicherung bietet Doozers Datenschutz-Partner DatenschutzExperte.de: Das Unternehmen schult Mitarbeiter regelmäßig zu allen relevanten Themen und führt einmal jährlich einen Audit der Prozesse zur Datenverarbeitung durch. Damit ist gewährleistet, dass nicht nur die Technologie, sondern auch die organisatorischen Abläufe höchsten Anforderungen an Datenschutz und Compliance entsprechen.
Zudem lassen sich alle Schritte – von der Leerstandssanierung bis zur Abrechnung – digital dokumentieren und nachvollziehen. Wohnungsunternehmen gewinnen und behalten Einblick in ihre Daten – maximale Kontrolle inbegriffen. Hinzu kommt der Effizienzgewinn: Durch die Einbettung in bestehende Systeme werden Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch flexibler und unabhängiger gestaltet.
Digitale Souveränität – mit Kollateralnutzen
Wohnungsunternehmen sind heute gefordert, sich digital aufzustellen, um Innovation und Zukunftssicherheit gewährleisten zu können. Gleichzeitig gilt es aber, die Transformation nicht blauäugig durchzuführen. Andernfalls besteht das Risiko, in eine digitale Abhängigkeit zu geraten. Wer jedoch Gefahren kennt und mit strategischen Entscheidungen umgeht, ist bereit für die sichere digitale Zukunft. Dann sind auch verschiedene weitere Vorteilen wie Effizienzgewinn, Mitarbeiterentlastung und Wettbewerbsfähigkeit zum Greifen nahe – selbst in unsicheren Zeiten.
Sie wünschen sich digitale Souveränität und gleichzeitig effiziente Softwareunterstützung – Doozer leistet beides. Lassen Sie uns sprechen!
