Warum überhaupt digital?
Digitalisierung ist also an erster Stelle Chance,
- um auf veränderte Kundenbedürfnisse zu reagieren und Kundenzufriedenheit zu steigern.
- um interne und externe Kommunikation besser steuern zu können.
- um Transparenz hinsichtlich Beständen, Prozessen und zentralen Kennzahlen zu schaffen.
- um Kosten durch effizientere Abläufe zu senken.
- um Entscheidungen datenbasiert treffen zu können.
- um Mitarbeiter bei administrativen Routineaufgaben zu entlasten und dem Fachkräftemangel entgegenzusteuern.
- um in einem hart umkämpften Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Diese zu ergreifen, stellt für Wohnungsunternehmen dank innovativer PropTech-Lösungen keine Herausforderung mehr dar. Schließlich sind die praxiserprobten Tools darauf ausgelegt, mit wenig Aufwand schnell Entlastung zu liefern – egal ob hinsichtlich der internen Dokumentation, Neuvermietungen, dem Kundenservice, der Mieterkommunikation, Leerstandssanierungen oder Betriebskosteneinsparungen.
6 Tools für den Arbeitsalltag von Wohnungsunternehmen
Doch im Dschungel der Lösungen den Überblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Fast für jeden Prozess gibt es ein spezialisiertes Tool. Welche Lösung passt also zum eigenen Unternehmen?
Unser Tipp: Neben Funktionsumfang und Nutzerfreundlichkeit sollte auch geprüft werden, ob sich eine Lösung in bestehende Systeme integrieren lässt. Schnittstellen, sogenannte APIs, können hier hilfreich sein – sind jedoch kein Muss. Wichtig ist vor allem, dass das Tool Prozesse vereinfacht und echten Mehrwert schafft. Hier sind unsere 6 Favoriten in der Kategorie „echte Arbeitserleichterer“.
EverReal – digitale Immobilienvermietung
Mit der cloudbasierten Software EverReal lässt sich der gesamte Vermietungs- und Verkaufsprozess von Immobilien digital steuern. Manuelle Routinen bei der Inseraterstellung, dem Interessenten- und Bewerbermanagement, der Vertragsabwicklung oder der Wohnungsübergabe entfallen. Durch die Digitalisierung wiederkehrender Aufgaben kommt es nicht nur zu messbarer Zeiteinsparung. Auch positive Kosteneffekte sind realistisch.
EverReal unterstützt als digitaler Assistent für Vermietungen und den Verkauf unter anderem dabei, Exposés automatisch zu erzeugen, Inserate auf allen großen Portalen zu veröffentlichen, Interessenten effizient zu verwalten und die Kommunikation zu vereinfachen, Besichtigungstermine digital zu koordinieren und Mietverträge inklusive rechtskonformer elektronischer Signatur (QES) abzuwickeln.
Für wen?
Mit Blick auf die einzelnen Funktionen wird schnell klar, dass EverReal eine breite Zielgruppe anspricht. Für Immobilienverwalter bestechen die digitalen und automatisierten Geschäftsprozesse für eine moderne Hausverwaltung. Wohnungsunternehmen reduzieren Papierberge, gewinnen durch digitale Abläufe an Schnelligkeit und arbeiten so stets fristgerecht – was letztlich auch auf die Kundenbeziehung einzahlt. Dank 100 Prozent digitaler Mieterwechsel und Verkäufen gilt EverReal auch als Maklersoftware. Davon profitieren gleichfalls Vermieter.
Kleine Unternehmen haben mit EverReal ihre Freude. Denn das Pay-per-Listing-Modell sorgt dafür, dass Nutzer nur das zahlen, was sie wirklich in Anspruch nehmen.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Zeitersparnis: Automatisierte Abläufe machen viele manuelle Schritte überflüssig. Das führt insbesondere bei häufigen Vermietungen zu erheblichen Effizienzgewinnen.
- Zentrale Datenbasis: Alle relevanten Informationen – von Inseraten über Bewerberdaten bis hin zu Vertragsunterlagen – sind zentral an einem Ort verfügbar. Das reduziert Fehler und erhöht gleichzeitig die Auskunftsfähigkeit.
- Bessere Kommunikation: Automatische Terminvereinbarungen und Selbstauskünfte haben weniger Telefonate und E-Mails zur Folge. Doppelarbeit entfällt, wodurch mehr Zeit für die Betreuung von Kunden und strategische Aufgaben bleibt.
- Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit: Egal ob kleiner Bestand oder große Wohnungsunternehmen – EverReal wächst mit dem Bedarf und lässt sich auch mit anderen Systemen wie ERP-Lösungen verknüpfen – für eine nahtlose digitale Prozesslandschaft.
- Individualität: Gezahlt wird dank Pay-per-Listing-Modell nur, was benötigt wird.
DATASEC – digitales Dokumentenmanagement
DATASEC steht für das digitale Management von sämtlichen Dokumenten als Software as a Service. Dafür werden sämtliche Daten, die steuerrelevant oder aufbewahrungspflichtig sind, in die Cloud überführt. Papierchaos gehört auf diese Weise der Vergangenheit an. Das Basissystem DOKU@WEB, das als einzigartige Lösung für das Dokumentenmanagement in der Cloud gilt, ist aber erst der Anfang. Weitere Lösungsmodule lassen sich einfach zubuchen – und auch wieder abwählen.
Analog zur heutigen Papierakte bietet DATASEC mit der digitalen Akte eine moderne Alternative an. Suchen führen mit ihr deutlich schneller zum Ziel und die wachsende Aktenzahl lässt sich dadurch leicht steuern. Daneben sind schlankere Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung – mit oder ohne SAP-Integration –, eine digitale Poststelle, in der sich auch individuelle Service Level Agreements (SLAs) hinterlegen lassen, ein Vertragscockpit und ein modernes Vorgangmanagement für Kundenanfragen mögliche Ergänzungen.
Für wen?
Ob Immobilienunternehmen, Wohnungsbaugesellschaft, Projektentwickler, Immobilieninvestor oder Vermietungs- und Verwaltungsunternehmen – DATASEC weist im Immobiliensektor eine breite Kundschaft auf. Einige setzen auf das Basissystem, andere auf einzelne Module und wieder andere auf die ganzheitliche Lösung.
Außerdem eignet sich das Tool für weitere Branchen. Von der Automobilindustrie und der Luftfahrt über Handel und Logistik, Banken und Versicherungen, Gesundheit und Pharma bis hin zu Nahrung und Genuss zählt das PropTech über 250.000 aktive Nutzer.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Schneller Zugriff auf Informationen: Dokumente sind zentral in der Cloud gespeichert und jederzeit auffindbar.
- Revisionssichere Archivierung: Mit DATASEC erfüllen Wohnungsunternehmen gesetzliche Anforderungen zuverlässig.
- Automatisierte Workflows: Freigaben, Prüfprozesse und Weiterleitungen laufen digital und transparent.
- Weniger Papier, weniger Fehler: Medienbrüche entfallen, manuelle Eingriffe werden reduziert.
- Höhere Kundenzufriedenheit: Schlanke Prozesse beim Posteingang erlauben schnelle Reaktionen.
Doozer – digitale Leerstandssanierung
Auszeichnungen wie der Award „Digitalpioniere der Wohnungswirtschaft 2025“ zeigen, dass die Lösung hält, was sie verspricht. Nämlich eine deutlich effizientere und transparentere Leerstandssanierung. Schnellere Durchlaufzeiten lassen sich durch digitale, automatisierte und somit vereinfachte Workflows erzielen. Beauftragung und Vergabe laufen vollständig digital ab, ebenso wie das Nachtrags- und Mängelmanagement. Freigabeprozesse sind zentral dokumentiert und gewinnen an Geschwindigkeit. Außerdem lässt sich Budgetsicherheit durch die Kontrolle sämtlicher Arbeitsschritte erreichen.
Doozer fungiert als digitale Schnittstelle zwischen Auftraggebern und Handwerk. Die Plattform unterstützt unter anderem bei der Ausschreibung und Vergabe von Leistungen, der Projektkoordination, der Terminabstimmung, der Dokumentation sowie der Rechnungsprüfung. Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis – in Echtzeit und nachvollziehbar.
Für wen?
Doozer ist verlässliche Lösung für die digitale Leerstandssanierung. Genossenschaften, kommunale Wohnungsunternehmen und private Bestandshalter setzen auf die Lösung. Denn auch kleinere Bestände oder kommunal geführte Organisationen gewinnen durch standardisierte Prozesse an Professionalität, ohne eigene komplexe Projektstrukturen aufbauen zu müssen. Asset- und Property-Manager erfahren mit der Tool-Unterstützung Entlastung bei den täglichen Aufgaben.
Für Handwerksunternehmen bietet Doozer einen direkten Zugang zu Aufträgen, digitalen Projektabwicklungen und vereinfachter Kommunikation mit Auftraggebern.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Schnellere Neuvermietung: Digitale Workflows reduzieren Abstimmungsaufwand und beschleunigen Modernisierungsmaßnahmen. Konkret sind Neuvermietungen bis zu 70 Prozent schneller möglich.
- Transparenz über Kosten und Fortschritt: Projektstände, Budgets und Dokumentationen sind jederzeit an einem Ort einsehbar.
- Bessere Zusammenarbeit: Wohnungsunternehmen und Handwerk arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform – ganz ohne Medienbrüche.
- Revisionssicherheit: Alle Schritte werden dokumentiert und sind nachvollziehbar archiviert.
- Schnittstellen: Nahtlose Prozesse zu weiteren Lösungen schafft Doozer mit Standard-API. So lassen sich ERP-Systeme und viele weitere Branchenlösungen einfach anbinden.
Green Fusion – digitale Steuerung von Heizungssystemen
Green Fusion ist eine intelligente Lösung zur digitalen Steuerung von Heizungsanlagen in Wohngebäuden. Dafür verbindet sie Gebäudetechnik mit moderner Software. Ziel ist es, Energieverbräuche zu senken, CO₂-Emissionen zu reduzieren und gleichzeitig Betriebskosten spürbar zu optimieren. Das Ganze erfolgt ohne aufwendige Eingriffe in die bestehende Infrastruktur.
Die cloudbasierte Plattform analysiert Betriebsdaten in Echtzeit und steuert Heizungsanlagen automatisiert nach Effizienzgesichtspunkten. Manuelle Nachjustierungen, reaktive Wartung oder unnötige Energieverluste lassen sich senken. Statt starrer Einstellungen sorgt eine datenbasierte Regelung für einen bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Betrieb.
Für wen?
Wohnungsunternehmen und Bestandshalter profitieren von sinkenden Energiekosten und einer besseren Planbarkeit ihrer Betriebsausgaben. Gleichzeitig lassen sich regulatorische Anforderungen – etwa im Kontext von Klimazielen oder CO₂-Bepreisung – strategisch adressieren. Kommunale Wohnungsbaugesellschaften oder größere Immobilienportfolios gewinnen durch die digitale Steuerung Transparenz über den Zustand und die Performance ihrer Heizungsanlagen.
Gerade in Beständen mit älterer Technik bietet die Lösung einen pragmatischen Weg, Effizienzpotenziale zu heben. So lässt sich die Investition in neue Heizsysteme nochmals vertagen.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Reduzierte Energiekosten: Die automatisierte Optimierung senkt den Verbrauch und damit die laufenden Betriebskosten.
- CO₂-Einsparung: Effizient gesteuerte Anlagen tragen aktiv zur Erreichung von Klimazielen bei.
- Transparenz in Echtzeit: Betriebsdaten und Einsparpotenziale sind jederzeit digital abrufbar.
- Weniger manueller Aufwand: Technische Einstellungen erfolgen automatisiert und regelmäßige Vor-Ort-Anpassungen sind nicht weiter nötig.
- Skalierbare Lösung: Green Fusion ist vom einzelnen Gebäude bis zum großen Portfolio einsetzbar.
Amira – KI-gestützte Mieter- und Interessentenprozesse
Amira Agentic von QNOVA entfaltet sein Potenzial als KI-gestütztes Customer-Experience-Ökosystem. Die Revolution liegt darin, dass autonom handelnde KI-Agenten den Kundenservice und Sales-Prozesse übernehmen. Die KI reagiert hier nicht nur, sondern trifft eigenständig Entscheidungen und führt die damit verbundenen Aufgaben über unterschiedliche Kanäle aus. Routineaufgaben bei der Kontaktbearbeitung und Lead-Qualifizierung entfallen somit für Mitarbeiter.
Amira Agentic antwortet auf Anrufe, E-Mails, Chats oder WhatsApp-Nachrichten, versteht die Kundenintention in Echtzeit und löst Anliegen direkt oder leitet sie an die richtige Abteilung weiter. Dabei ist die Lösung rund um die Uhr verfügbar, unterstützt über 120 Sprachen und lässt sich in bestehende Systeme wie CRM, ERP oder E-Commerce-Tools integrieren.
Für wen?
Amira Agentic übernimmt die Kommunikation mit Interessenten und Mietern und bietet sich daher für Immobilienunternehmen und Hausverwaltungen an. Telefon & Voice AI, WhatsApp Text & Voice, E-Mails oder Live-Chats auf der Website übernimmt die KI. Mit diesen Funktionen eröffnet das Tool auch Mehrwert für andere Branchen. Die Aufgabe ist es dabei immer, mit einer KI alle Kanäle perfekt zu orchestrieren.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Automatische Bearbeitung: Ob E-Mail, Telefon, Chat, WhatsApp oder weitere Messaging-Plattformen – über alle Kanäle betreut die KI Nachrichten.
- 24/7-Service: Kundenanfragen werden rund um die Uhr beantwortet.
- Integration und Kontextwissen: Amira greift auf CRM-Daten, Unternehmensregeln und systemübergreifende Informationen zu, um personalisierte und kontextbewusste Antworten zu geben.
- Qualitäts- und Performance-Insights: Eingebettete Analyse-Funktionen ermöglichen die Messung von Servicequalität, Kundenzufriedenheit und Prozessoptimierung – mit Vorhersagen und Echtzeit-Feedback.
- Lead-Qualifizierung und Terminmanagement: Die KI kontaktiert neue Leads sofort und übernimmt Terminvereinbarungen oder erste Gespräche, bevor Vertriebsmitarbeiter aktiv werden.
Youtilly – digitale Immobilienpflege
Mit Youtilly lässt sich die Immobilienpflege digital steuern und verwalten. Darunter fallen Dienstleistungen wie Grünpflege, Winterdienst, Reinigungen und weitere infrastrukturelle Services. Von der Erstellung regionaler Ausschreibungen über die Erfassung und Dokumentation erbrachter Leistungen bis zur automatisierten Rechnungsstellung im E-Rechnungs-Standard bildet das Tool alle Prozessschritte ab.
Für eine transparente Kommunikation und nachvollziehbare Dienstleisterverwaltung vernetzt die Online-Lösung Eigentümer, Dienstleister und Mieter auf einer Plattform.
Für wen?
Ausschreibungen in wenigen Minuten – dieses Argument überzeugt vor allem Eigentümer. Sie können nicht nur online Angebote einholen, sondern auch dank individueller Nutzer- und Rollenkonzepte die Arbeit im Team steuern. Dienstleister wiederum gewinnen Effizienz, da anstelle der Papierberge eine digitale Auftragsverwaltung rückt. Auch die Abrechnung automatisch als E-Rechnung bringt Vorteile.
Aktiv mitgestalten können dank Youtilly auch Mieter. Denn das Hausportal dient als Mieterportal der nächsten Generation. Hier können Mieter Bewertungen zu Dienstleistungen abgeben und so Eigentümern bei ihren Entscheidungen helfen.
Vorteile im Arbeitsalltag
- Digitale Dienstleistungsverwaltung: Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse und Leistungsnachweise laufen über eine zentrale digitale Plattform.
- Transparenz über Leistungen und Kosten: Eigentümer behalten jederzeit den Überblick über laufende Aufträge, Leistungsnachweise und Rechnungen – inklusive Benchmark-Preisen.
- Effiziente Ausschreibung und Vergabe: Dienstleister können deutschlandweit auf passende Ausschreibungen reagieren und so neue Aufträge gewinnen.
- Automatisierte Abrechnung: Abrechnungen werden digital erstellt und im E-Rechnungs-Standard (ZUGFeRD) versendet. So lassen sich Zeitaufwand und Fehler reduzieren.
- Transparenz für Mieter: Leistungen sind für Mieter einsehbar. Darüber hinaus können sie Feedback zu Dienstleistungen abgeben.
Schritt zur Entlastung
Sie haben bei der ein oder anderen Toolvorstellung Potenziale für Ihre Organisation erkannt? Dann nichts wie ran an die Arbeitsentlastung! Denn diese Lösungen zeigen eindrücklich, dass in der Digitalisierung nicht Herausforderung und Chance stecken – sondern vor allem Chancen. Wer Prozesse automatisiert, Transparenz schafft und wiederkehrende Aufgaben digital steuert, gewinnt Effizienz ebenso wie Freiraum für strategische Themen. So entsteht ein zukunftsfähiges Wohnungsunternehmen, das zudem eine moderne Arbeitsumgebung bietet und Mitarbeiter tagtäglich unterstützt.
Die Lösungen scheinen für Sie gewinnbringend? Wie schön! Wenn Sie mehr zur digitalen Leerstandssanierung erfahren möchten, freuen wir uns über ein direktes Gespräch!
