Externe Unsicherheit …
Im April 2026 hat das ifo Institut das Geschäftsklima im Wohnungsbau beleuchtet. Das Fazit: Die Stimmung hat sich deutlich verschlechtert. So fiel die Bewertung von -19,3 auf -28,4 Punkte – der stärkste Rückgang seit zwei Jahren. Angesichts der Zahlen des Statistischen Bundesamtes zu den Baugenehmigungen im März 2026 scheint diese Entwicklung zuerst etwas verwirrend. Hier dürfen jedoch keine vorschnellen Schlüsse gezogen werden. Schließlich zieht nicht jede Baugenehmigung auf dem Papier auch einen Baustart in der Realität nach sich.
Noch reagiert die Wohnungswirtschaft aufgrund unattraktiver Rahmenbedingungen zurückhaltend. Sie bewegt sich weiterhin zwischen unsicheren Erwartungen, hohen Bau- und Finanzierungskosten, steigenden Sanierungskosten, Lieferkettenrisiken und schwacher Nachfrage. Wie die Ergebnisse des ZIA-IW-Immobilienstimmungsindex (ISI) „Gedämpfte Aussichten für die Immobilienwirtschaft 2026“ zeigen, gilt das für alle Segmente gleichermaßen:
- Im Bürosegment sanken die Erwartungen um 7,4 Punkte. Und das, obwohl die Befragten mit überwiegend konstanten Preisen und einer anhaltenden Mieternachfrage rechnen.
- Im Wohnsegment ist eine anhaltende Unzufriedenheit zu erkennen – seit gut zwei Jahren. Gerade die als politischer Stillstand empfundene Lage trägt dazu bei. Selbst Reformen der Bundesregierung haben keine Besserung hinsichtlich des Wohnungsbaus nach sich gezogen.
- Die Projektentwicklung kämpft weiterhin mit schwachen Nachfragen und hohen Kosten. Für das nächste Jahr fallen die Erwartung schwächer aus, wodurch auch das Klima auf einem niedrigen Niveau stagniert.
- Die Immobilienfinanzierung verspricht Kontinuität, da der Großteil vermutet, dass die Finanzierungsbedingungen stabil bleiben.
… interne Komplexität
Neben diesen externen Einflüssen trägt der Erfahrung nach noch ein weiterer Aspekt zum verhaltenen Geschäftsklima bei: interne Komplexität. Vermietung, Instandhaltung, Modernisierung, Nebenkosten, Mieterkommunikation, Dienstleistersteuerung, Dokumentation, interne Freigaben – in der Wohnungswirtschaft laufen viele parallele Prozesse für unterschiedliche Immobilien und Wohneinheiten ab. Diese stellen stets eine Belastung dar. In angespannten Marktphasen erhöht sich der Druck zudem.
Projekte verschieben sich, Kostenannahmen ändern sich, Dienstleistungen verzögern sich, Mieter haben häufiger Rückfragen. Teams müssen in diesen Zeiten also meist schneller reagieren, werden jedoch von langen, intransparenten Prozessen, einer verstreuten Kommunikation und manuellen Abläufen ausgebremst. Im Alltag laufen viele Vorgänge noch antiquiert ab – per E-Mail und Telefon, auf Papier, in Excel-Tabellen oder durch lokale Ablagen. Dadurch ist mit Medienbrüchen und Reibungsverlusten zu rechnen. Mitarbeiter büßen wiederum Geschwindigkeit ein.
Im Gegensatz zu externen Unsicherheiten, die sich nicht vollständig kontrollieren, vorhersehen und steuern lassen, können Wohnungsunternehmen die internen Abläufe beeinflussen. Ein Schritt, der dann auch auf die Stimmungssteigerung einzahlen kann.
Positivismus säen mit digitalen Routinen
Digitalisierung setzt genau an dieser Stelle an. Sie sorgt für weniger manuelle Nacharbeit, weniger Rückfragen, schnellere Bearbeitung, bessere Nachvollziehbarkeit und weniger Wissensverlust dank präziser Dokumentation. Dabei ist klar, dass digitale Routinen nicht die ganze Last, die aktuell auf der Wohnungswirtschaft ruht, von den Schultern nehmen können. Aber sie reduzieren deutlich den operativen Aufwand und lassen somit auch mehr Zeit für die großen strategischen Fragen.
Wer beim Thema digitale Transformation noch am Anfang steht, sollte Folgendes beachten:
- Step by step: Digitalisierung meint nicht, das komplette Unternehmen von heute auf morgen auf den Kopf zu stellen.
- Wo hakt es am meisten? Die Antwort lässt einen Rückschluss zu, wo Organisationen zuerst ansetzen sollten. Denn für wiederkehrende Schmerzpunkte bei Mieteranfragen, Freigaben, Dienstleistersteuerung oder der Leerstandssanierung sollten sie dann zuerst Lösungen finden.
- Prozesse vor Toolauswahl: Es ist naheliegend, gleich nach Toolunterstützung Ausschau zu halten – aber nicht zielführend. Zuerst müssen Wohnungsunternehmen den Istzustand ihrer Prozesse beleuchten: Wer macht was? Wo entstehen häufig Rückfragen? Welche Schritte lassen sich standardisieren? Welche Ausnahmen bleiben nötig?
- Alle in einem Boot: Digitalisierung muss zum individuellen Arbeitsalltag passen. Somit sollten auch alle Fachbereiche einbezogen werden, um Bedürfnisse zu identifizieren und abzudecken.
Denkanstöße: Wo Digitalisierung entlastet
Mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Geschwindigkeit: Am Ende zahlt die Digitalisierung einzelner Prozesse auf die tägliche Arbeit ein. Mitarbeiter erfahren Entlastung, finden sich in Aufgaben schneller zurecht und können am Ende des Tages mehr leisten. Dass sich das vor allem auf die Zufriedenheit auswirkt, ist wohl selbsterklärend. Am Ende gewinnen Unternehmen also nicht nur schlankere Prozesse, sondern können das Geschäftsklima selbst in eine positive Richtung lenken. Doch was ist alles möglich? Vieles!
Beispiel 1: Mieterkommunikation
Wenn Unsicherheit steigt, steigt auch Kommunikationsaufwand. Im Mieterkontext nehmen Anfragen zu. Diese zu bearbeiten, ist mit viel Aufwand verbunden: Rückfragen landen in verschiedenen Postfächern. Informationen liegen verstreut bei mehreren Mitarbeitern. Antworten erfolgen uneinheitlich.
Digitalisierungs-Twist:
- Aufgaben lassen sich zentral erfassen.
- Automatisierte Kategorisierungen helfen bei der Zuordnung.
- Automatische Eingangsbestätigungen signalisieren Mietern die Bearbeitung.
- Vorlagen für wiederkehrende Antworten sparen Zeit.
- Nachvollziehbare Historien erleichtern Übergaben in Urlaubsfällen.
Im Ergebnis sinkt der Aufwand für Mitarbeiter und Mieter erhalten schneller Orientierung. Auf beiden Seiten führen Digitalisierung und Automatisierung zu mehr Zufriedenheit.
Beispiel 2: Interne Freigaben
Sind lange Freigabeprozesse nötig? Häufig lässt sich diese Frage mit „Nein, nicht in diesem Ausmaß“ beantworten. Unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Nachweise, lückenhafte Dokumentationen und wiederholte Rückfragen bringen unnötige Länge in die Abläufe.
Digitalisierungs-Twist:
- Definierte Freigabeschritte und Zuständigkeiten reduzieren Abstimmungsschleifen.
- Eine zentrale Dokumentation sorgt für Transparenz.
- Automatisierung reduziert manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten.
- Schnellere Prozesse führen zu schnelleren Genehmigungen.
Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Grundlage. Das entlastet Mitarbeitende und sorgt dafür, dass Entscheidungen auch bei Vertretungen oder Rückfragen transparent bleiben.
Beispiel 3: Leerstandssanierung
Einen Blocker in der Leerstandssanierung stellen manuelle Freigaben dar. Auch Beauftragungen, die Zusammenarbeit mit Handwerkern und die spätere Abnahme der sanierten Wohneinheit kosten Zeit. Und das aus einem einfachen Grund: Es fehlt an Standardisierung.
Digitalisierungs-Twist:
- Digitale, automatisierte und damit vereinfachte Prozesse erleichtern Mitarbeitern die tägliche Arbeit.
- Die digitale Auftragsvergabe an Handwerker beschleunigt den Start der Leerstandssanierung.
- Budgetkontrolle ist dank transparenter Übersichten möglich.
- Freigabeprozesse gestalten sich effizienter.
- Das digitale Nachtrags- und Mängelmanagement reduziert Fehler.
Zeitersparnis und Effektivitätssteigerung durch schnellere Durchlaufzeiten in den einzelnen Prozessschritten, ohne großen Digitalisierungsaufwand? Das geht mit All-in-one-Plattformen wie Doozer. Welche Vorteile Wohnungsunternehmen damit noch gewinnen, können Sie auf unserer Seite „Digitale Leerstandssanierung mit Doozer“ nachlesen.
Kleine Schritte. Große Wirkung.
Digitale Routinen entlasten nicht nur Sachbearbeitung und Service. Sie geben auch Führungskräften eine bessere Sicht auf das operative Tagesgeschäft: Gerade in unsicheren Zeiten wird diese Transparenz zu einem wichtigen Steuerungsinstrument. Das gilt besonders in der Wohnungswirtschaft, wo viele Aufgaben parallel laufen: Mieteranfragen, Instandhaltung, Freigaben, Dokumentation, Dienstleistersteuerung und interne Abstimmungen greifen täglich ineinander.
Die Grundlage dafür sind Daten. In vielen Organisationen liegen sie jedoch verstreut vor: in E-Mails, Excel-Listen, Fachsystemen, lokalen Ordnern oder einzelnen Postfächern. Dadurch ist oft schwer erkennbar, welcher Vorgang gerade welchen Status hat, welche Informationen bereits vorliegen und wer als Nächstes handeln muss. Digitale Routinen helfen, diese Informationen strukturierter zu erfassen und an den richtigen Stellen verfügbar zu machen.
Wie sich Transparenz für bessere Steuerung erzielen lässt, haben wir konkret am Beispiel „Datenwertschöpfung in der Leerstandssanierung“ näher beleuchtet.
Den Anfang machen
Die Wohnungswirtschaft kann die Stimmung am Markt nicht allein durch digitale Prozesse drehen. Wo sie Abläufe verschlankt, Kommunikation bündelt und Effizienz in den Arbeitsalltag bringt, kann sie aber verhindern, dass externe Unsicherheit ungefiltert in interne Überlastung umschlägt. Gerade wenn Erwartungen schwanken, Kosten steigen und Projekte schwerer planbar werden, brauchen Teams verlässliche digitale und automatisierte Abläufe.
Sie möchten das Geschäftsklima verbessern? Dann sollten Sie bei täglichen Herausforderungen ansetzen. Für Entlastung bei der Leerstandssanierung wenden Sie sich gerne an uns!
