Erfolgsentscheidend – die Macht der Daten
Wofür machen wir das Ganze? Viele Wohnungsunternehmen verbinden Digitalisierung an erster Stelle mit Aufwand. Ein Mammutprojekt, das es erst einmal zu stemmen gilt. Vor allem auch, weil an allen Ecken und Enden Fachkräfte und Ressourcen fehlen. Und am Ende? Da bleiben die erhofften Vorteile rund um effizientere Abläufe, schlanke Abstimmungsrunden, maximalen Überblick und Co. aus. Das liegt aber weniger daran, dass die Digitalisierung zu hochstapelt und dann nicht abliefert.
Digitale Prozesse sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Auf qualitativen, gut strukturierten Daten liegt aber meist nicht der Fokus. Teams preschen voran, um die digitale Transformation schnell voranzubringen und verpassen es, den so nötigen Grundstein zu legen. Denn digitales Arbeiten ist nicht gleichzusetzen mit einem datenbasierten Arbeiten – dazwischen liegen Welten.
Gerade bei der Leerstandssanierung entstehen viele Informationen: Zustand der Wohnung, Fotos, Maße, Schäden, Gewerke, Angebote, Termine, Freigaben, Rechnungen. Sie sind jedoch nur verstreut zugänglich. So finden sich Datenbruchstücke in E-Mails, Excel-Listen, PDF-Angeboten und Chatverläufen verstreut vor und Mitarbeiter müssen diese erst aufwendig zusammenpuzzeln.
Datenwertschöpfung – den Unterschied begreifen
Strukturierte Daten machen hingegen den Unterschied: Sie können ausgewertet, weitergegeben, wiederverwendet und für Folgeprozesse genutzt werden. Und zwar mehr als einmal. Wichtig ist hierbei die Datenwertschöpfung. Dabei werden Informationen nicht nur an einem bestimmten Punkt genutzt, sondern über den gesamten Prozess immer wieder aufgegriffen, um Mehrwert zu liefern.
Im Sanierungsprozess sind hier drei Phasen entscheidend.
Phase 1: Daten entstehen
Ein häufiger Auslöser ist die Kündigung eines Mieters. Der nächste Schritt ist die Wohnungsabnahme oder Vorabnahme vor Ort. Sie initiiert den Sanierungsauftrag und liefert die ersten relevanten Informationen: Welche Schäden liegen vor? In welchem Zustand befinden sich Räume, Böden, Wände, Türen, Fenster oder technische Anlagen? Welche Besonderheiten weist die Wohnung auf?
So entstehen die ersten Daten zum Istzustand der Wohnung, in Form von Schadensbildern, Fotos, Zustandsbeschreibungen, Raumdaten, Ausstattungsmerkmalen und ersten Hinweisen auf möglicherweise notwendige Maßnahmen. Auch die Wohnungskonfiguration liefert wichtige Informationen, etwa zu Größe, Grundriss, Ausstattung oder baulichen Besonderheiten.
Phase 2: Daten verdichten sich
Im weiteren Verlauf ergänzen, konkretisieren und aktualisieren Mitarbeiter diese Informationen Schritt für Schritt – so weit bis ein belastbarer Datensatz für die weitere Planung und Steuerung der Sanierung entstanden ist. Dazu zählen auch weitere Informationen wie Angebote, Kostenschätzungen, Beauftragungen, Termine, Rückmeldungen von Handwerksbetrieben, Freigaben, Zwischenstände und Abnahmedokumente.
Diese Daten geben im Idealfall einen Überblick darüber, welche Aufgaben anstehen, welche Personen beteiligt sind, welche Fristen gelten, welche Kosten entstehen und ob der Zeitplan eingehalten werden kann. In der Praxis bleibt dieses Potenzial jedoch meist verborgen.
Phase 3: Datensynergien nutzen
Damit daraus ein durchgängiger Informationsfluss entsteht, braucht es zudem Schnittstellen zwischen den beteiligten Systemen. Die Daten können in nachgelagerte ERP-, DMS-, CRM-, CAFM- oder andere Fachsysteme überführt werden. Dort unterstützen sie weitere Prozesse, etwa Rechnungsprüfung, Kostencontrolling, Bestandsdokumentation, Gewährleistungsmanagement, Reporting oder die Vorbereitung künftiger Sanierungen.
Einfach machen: Datenwertschöpfung bei der digitalen Sanierung
Für die Wohnungswirtschaft stellt sich nun die praktische Frage: Wie lässt sich diese Datenwertschöpfung im Alltag überhaupt abbilden, ohne dafür eine eigene Individuallösung entwickeln zu müssen? All-in-one-Plattformen wie Doozer bieten schnell Abhilfe. Sie strukturieren den Sanierungsprozess so, dass Daten nicht nebenbei entstehen und anschließend mühsam zusammengesucht werden müssen, sondern von Beginn an im Prozess mitlaufen. Konkret erfolgt das in sechs Stufen, die alle Facetten der eben genannten Phasen abdecken.
#1 Wohnungsbegehung
Am Anfang steht die Wohnungsbegehung. Wo Mitarbeiter früher Informationen zum Istzustand in Excel-Tabellen dokumentiert, in Chats diskutiert und Bilder in der Cloud gespeichert haben, findet jetzt alles zentral an einem Ort statt. Mit dem Tablet in der Hand geht das mobile Erfassen von Schadensbildern, und das Konfigurieren der Wohnung entsprechend einfach. Die Daten, die direkt in Doozer erfasst wurden, sind bereit für die weitere Bearbeitung.
#2 Leistungsauswahl und Auftragsanlage
Daten liegen strukturiert vor. Über standardisierte Leistungsverzeichnisse lassen sich Gewerke, Positionen und Einzelpreise erfassen. Aus den ersten Zustandsdaten entsteht ein konkreter Auftragsvorschlag. Gleichzeitig können Verantwortliche Angebote und Preise verschiedener Handwerksbetriebe vergleichen. Dieser Prozess geht weit über die Datensammlung hinaus und unterstützt bei der Planung und Entscheidungsfindung.
#3 Handwerkerauswahl und -beauftragung
In diesem Schritt werden Daten verbindlich. Denn auf Basis der vorhandenen Daten lassen sich Handwerker, Leistungsumfang, Ausführungszeitraum und Endtermin fixieren und digital dokumentieren. Die Beauftragung ist dadurch nicht mehr nur ein organisatorisches Abarbeiten einzelner Punkte, sondern wird zum nachvollziehbaren Ablauf, der klare und wertvolle Datenpunkte liefert.
#4 Sanierungsphase
Während der Sanierungsphase wächst der Datensatz kontinuierlich weiter. Diesen aktuell zu halten, ist häufig ein Problem für Mitarbeiter, insbesondere aufgrund verstreut vorliegender Daten. In Doozer lassen sich Meilensteine, Leistungsfortschritte, Termine, Rückmeldungen, Mängel und Fotodokumentationen daher digital und automatisiert fortlaufend aktualisieren. Statusverfolgungen sind so ein Leichtes und der Sanierungsfortschritt wird nicht durch langwierige Rückfragen verzögert. Auch die Bauendabnahme wird Teil dieser Dokumentation. Damit bleibt nachvollziehbar, welche Leistungen erbracht, geprüft und freigegeben wurden.
#5 Rechnungsstellung und -prüfung
Die Daten werden während des gesamten Prozesses strukturiert gesammelt und aktuell gehalten, sodass sich der eigentliche Vorteil entfalten kann: Rechnungen können auf Basis der erbrachten Positionen automatisch erstellt, digital geprüft und freigegeben werden. Das Ergebnis: Ein strukturierter, maschinenlesbarer Buchungsbeleg, etwa im ZUGFeRD-Format. Damit werden Sanierungsdaten direkt für die Buchhaltung und die ERP-Weiterverarbeitung nutzbar.
#6 Datenweitergabe per Schnittstellen
An dieser Stelle sollten Wohnungsunternehmen noch keinen Schlussstrich ziehen. Fließen Daten über Schnittstellen in nachgelagerte Systeme, können sie hier weiteren Nutzen stifen. Doozer setzt auf APIs zu häufig genutzten ERP-Systemen wie SAP RE-FX und SAP S/4HANA, Yuneo, Wodis Sigma, oder iX Haus und gängigen Fachsystemen der Wohnungswirtschaft, beispielsweise DocuWare, Power BI, Immomio, Datatrain und EverReal. Somit können Mitarbeiter die gewonnenen Daten weiter nutzen als
- Bestandsdaten, um den Wohnungsbestand kontinuierlich zu aktualisieren und den tatsächlichen Istzustand einzelner Einheiten transparent dokumentiert zu wissen.
- Auftragsdaten, um Leistungen, Handwerksbetriebe, Termine, Nachträge und Statusinformationen auch nach Abschluss der Sanierung verfügbar zu halten.
- Budgetdaten, um Plan- und Ist-Kosten je Einheit, Maßnahme oder Portfolio auszuwerten und Rückschlüsse für künftige Projekte zu ziehen.
- Amortisationsdaten, um zu bewerten, wann sich bestimmte Maßnahmen wirtschaftlich rechnen.
- Freigabe- und Protokolldaten, um nachvollziehen zu können, wer welche Schritte geprüft, freigegeben oder bearbeitet hat.
Ziel erreichen: Daten als Steuerungsinstrument
Bessere Nachvollziehbarkeit, effizientere Prozesse, digitale Kommunikation, Mitarbeiterentlastung – es zeigt sich schnell: Die Vorteile der digitalen Transformation, die für viele Wohnungsunternehmen als fernes Ziel gelten, sind mit solider Datenbasis schnell erreichbar. Und damit nicht genug: Gut strukturierte und vernetzte Daten werden zum echten Steuerungsinstrument in Organisationen. Wer also Daten sammelt, analysiert und sich daraus übersichtliche Berichte generieren lässt, kommt auch der Business Intelligence (BI) näher.
Lange Recherchearbeiten, um am Ende doch wieder auf das eigene Bauchgefühl zu hören, sind somit passé. Stattdessen erhalten Teams per Knopfdruck Antworten auf zentrale Fragen: Stimmen Budget-Soll und Budget-Ist je Wohneinheit überein? Wo liegen Gründe für lange Durchlaufzeiten und wie lassen sich diese minimieren? Wie verlässlich sind Handwerker bezüglich Termintreue und wie steht es um ihre Nachtrags- und Mängelquote? Welche Schadenscluster lassen sich mit Blick auf Gewerk oder Baujahr identifizieren?
Wer mit Doozer saniert, hat einen Datenanalysten an seiner Seite, um Wissen zu erhalten und daraus aktiv sinnvolle Maßnahmen für sein Portfolio abzuleiten.
Sie möchten Daten nutzbar machen? Wir helfen Ihnen dabei!
