#2 Danke für die tolle Case-Study, liebe Noratis AG!

Nicht nur die ganz großen, sondern vor allem auch kleine und mittlere Bestandshalter haben im Zuge der Digitalisierung besondere Anstrengungen zu leisten. Denn sie müssen ihre digitale Transformation mit vergleichsweise knappen Ressourcen schaffen – und das parallel zum herausfordernden Tagesgeschäft. Das Immobilienunternehmen Noratis AG hat mit der Einführung von Doozer für die Auftragsabwicklung von Handwerksarbeiten einen guten Schritt in einem üblicherweise äußerst kleinteiligen Aufgabenbereich gemacht. Die Ergebnisse? Messbar und überzeugend.

Renovierung: Schnellere Auftragsabwicklung bei Noratis

Stehen Branchengrößen für die Modernisierung ihrer Prozesse teilweise ganze Abteilungen zur Verfügung, schultern kleine und mittlere Unternehmen diese wichtige Aufgabe häufig nebenbei. Es nicht zu tun, ist keine Option. Zu offensichtlich sind letztlich die Potenziale, die mit Hilfe moderner Lösungen gehoben werden können und deren Einsatz von Mitarbeitern zunehmend sogar erwartet und gefordert wird. Der in diesem Zusammenhang vielzitierte Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit ist folglich nur ein wichtiger Punkt. Unter besonderem Handlungsdruck stehen in der Wohnungswirtschaft insbesondere jene Immobilienunternehmen, die auf die Entwicklung von bezahlbaren Bestandswohnungen fokussiert sind.

Die Noratis AG ist ein solches Unternehmen. Sie erwirbt bundesweit Werkswohnungen, Quartiere oder Siedlungen aus den 1950er bis 1970er Jahren in Städten ab 10.000 Einwohnern sowie in Randlagen von Ballungsgebieten, modernisiert sie und erhält dadurch wertvollen bezahlbaren Wohnraum für Mieter mit kleinen und mittleren Einkommen. Zum Noratis-Bestandsportfolio zählen aktuell knapp 2.400 Wohnungen in neun Bundesländern. Dabei werden alle Kernaufgaben – angefangen beim Einkauf, der Technik über das Asset Management bis hin zum Vertrieb von den rund 50 Mitarbeitern ausgeführt.

Neue Beauftragungskanäle

Dabei werden die Immobilien behutsam aufgewertet, mit dem Ziel, dass die Wohnungen für Bestands- und Neumieter auch weiterhin bezahlbar bleiben. Ein Bestandteil dabei ist folglich die Auftragsabwicklung zur Modernisierung der Wohnungen. Genau hier identifizierten die Verantwortlichen Optimierungspotenziale. Denn das bis dato praktizierte, klassische Vorgehen mit der Suche nach geeigneten Handwerkern, diversen Angebotseinholungen und -vergleichen sowie aufwändigen Vor-Ort-Begehungen kostete bis zur finalen Abnahme und Abrechnung viel Zeit und Nerven. „Das webbasierte Portal Doozer klang daher von Anfang an sehr spannend für uns“, blickt Daniel Krüsselberg, Verantwortlicher für das Doozer-Projekt bei Noratis, zurück. Die Lösung des gleichnamigen Berliner Anbieters vereint alle erforderlichen Schritte in einem einzigen Tool und arbeitet an sinnvollen Stellen mit Automatismen ohne bewährte Abläufe zu verändern. „Uns interessierte vor allem die versprochene Beschleunigung der Prozesse. Hinzu kommt, dass wir uns durch die Nutzung neuer Beauftragungskanäle breiter aufstellen wollten“, so der Projektverantwortliche. Mit Letzterem spielt Krüsselberg auf das hinterlegte Leistungs- und Preisverzeichnis des integrierten, bundesweiten Handwerkerpools an, auf dessen Basis das System unter Berücksichtigung der aktuellen Kapazitäten der jeweiligen Unternehmen automatisch Vergleichsangebote ermittelt.

Auftragsabwicklung in drei Schritten

Die vollständige Integration des Portals in die vorhandenen IT-Strukturen erfolgte schnell und unproblematisch. So erfolgt die Auftragsabwicklung nun nach einem, dreistufigen Muster. „Vereinfacht gesagt: Wir konfigurieren einen digitalen Zwilling der Wohnung, legen die Leistungen fest und beauftragen ein Handwerksunternehmen“, so Krüsselberg.“ Die aufwändige Vermaßung vor Ort entfällt. Lediglich die Bodenfläche in Bad und Küche wird zur Überprüfung aufgenommen. Denn mit Hilfe der einmalig eingegebenen Wohnungsmaße berechnet das System die Flächen, Mengen und Maße sowie die Angebotspreise der Handwerker automatisch. Was früher viele Anrufe, E-Mails und Vor-Ort-Begehungen erforderte, funktioniert heute mit wenigen Klicks. Da Auftragnehmer nicht nur Preise, sondern auch Verfügbarkeiten hinterlegen, zeigt das System den Noratis-Mitarbeitern sofort verbindliche Vergleichsangebote an. Der Wunschhandwerker wird dann zum Wunschtermin mit einem weiteren Klick beauftragt. Das Portal begleitet schließlich auch die Ausführung der Handwerksarbeiter bis zur finalen Abrechnung.

Deutliche Zeitersparnis

Die Auftragsabwicklung bei Noratis wurde dadurch einfacher und effizienter, gerade bei Objekten, die weit von der Unternehmenszentrale in Eschborn entfernt sind. „Wir haben etwa zwei Objekt auf Rügen. Mit Doozer erspare ich mir nun aufwändige Dienstreisen, beispielsweise zur Besichtigung mit Handwerkern zur Erstellung eines Kostenvoranschlags“, fasst der Noratis-Mitarbeiter zusammen. Die tatsächliche Zeitersparnis variiert dabei je nach Wohnungsgröße bzw. Sanierungsumfang. „Die Auftragsabwicklung einer 60qm Wohnung beispielsweise nahm in der Vergangenheit von der Erstbegehung bis zur Abrechnung durch den Handwerker etwa acht bis zwölf Wochen in Anspruch. Heute ist der gesamte Prozess mit circa vier Wochen deutlich kürzer – natürlich gesetzt dem Fall, dass der Handwerker die vereinbarten Fristen auch einhält, worauf Doozer als reines Vermittlungsportal natürlich keinen Einfluss hat. Wir hatten auch schon Renovierungen, die 16 Wochen gedauert haben.“

Darüber hinaus können die Noratis-Mitarbeiter jederzeit die verschiedenen Auftragsstatus einsehen – eine Transparenz über den gesamten Auftrag, die vor allem auch dem Controlling gefällt. „Unsere anfängliche Skepsis hinsichtlich möglicher Preisabsprachen unter den Handwerkern oder aber häufiger Preisanpassungen hat sich bisher ebenfalls nicht bestätigt“, so  Krüsselberg und er ergänzt: „Auch die gute Zusammenarbeit mit Doozer trägt letzten Endes zur Zufriedenheit mit der Lösung bei. Denn wann immer wir ein Problem oder eine Frage haben, finden wir mit unseren festen Ansprechpartnern zu schnellen Lösungen“.

Ressourcenschonung

Unternehmen der Wohnungswirtschaft sind genau wie andere Branchen gefordert, Ressourcen zu schonen und ihre Effizienz zu steigern. Die Auftragsabwicklung im Umfeld von Wohnungssanierungen wurde dabei längst als Ressourcenfresser identifiziert. Noratis hat daher die richtigen Schlüsse gezogen und den Prozess dank der Hilfe von Doozer optimieren können.

Doozer Real Estate Systems GmbH Wohnungssanierung, Komplettsanierung, Teilsanierung, Sanierungsberatung hat 4,76 von 5 Sternen 53 Bewertungen auf ProvenExpert.com